eSZOK Blog

Codzienna praca z rozliczeniami płatności od klientów (PayU, Przelewy24, BLIK itp.) oraz pobraniami kurierskimi często wiąże się z wielogodzinnym „przeklikiwaniem” systemu. Nasz dodatek całkowicie eliminuje ten problem. Narzędzie automatycznie importuje każdą wpłatę jako zapis kasowo-bankowy, inteligentnie odnajduje właściwą fakturę w systemie ERP i dokonuje jej rozliczenia.

Kluczowe korzyści wdrożenia:

• Oszczędność czasu: Proces, który zajmował cały dzień roboczy, teraz trwa kilka chwil.
• Eliminacja błędów: Robot nie myli się przy przepisywaniu kwot ani numerów faktur.
• Skupienie na biznesie: Uwolnione zasoby ludzkie mogą zająć się realną obsługą klienta i rozwojem sprzedaży.
• Praca w tle: System działa sprawnie, dostarczając gotowe efekty bez angażowania użytkownika.

Szeroka kompatybilność

Nasz program obsługuje już większość najpopularniejszych operatorów płatności oraz firm kurierskich na rynku, w tym:

• Płatności: Przelewy24, PayPal, PayU, ING iMoje, PayNow, Adyen, Allegro, eBay, Empik, Wapro.
• Kurierzy: DHL, InPost, DPD, GLS.

Rozwiązanie szyte na miarę

Lista obsługiwanych dostawców stale rośnie. Jeśli Twoja firma korzysta z innego operatora płatności lub specyficznego systemu logistycznego – żaden problem. Jesteśmy w stanie dostosować integrację do Twoich indywidualnych potrzeb, aby proces rozliczeń w Twojej firmie stał się w pełni zautomatyzowany.

Chcesz sprawdzić, ile czasu może zaoszczędzić Twoja firma? Skontaktuj się z nami i dowiedz się więcej o możliwościach automatyzacji w Comarch ERP Optima!

Nowe regulacje wiążą się z koniecznością prowadzenia ksiąg wyłącznie w postaci elektronicznej, ujednoliceniem zasad dokumentowania oraz większym naciskiem na kompletność i jakość danych przekazywanych do urzędów skarbowych.

Elektroniczne księgi PIT obowiązkowe od 2026 r.

Od 2026 roku przedsiębiorcy rozliczający PIT będą zobowiązani do prowadzenia ksiąg podatkowych wyłącznie w formie elektronicznej. Dotyczy to zarówno podatkowej księgi przychodów i rozchodów (PKPiR), jak i ewidencji przychodów ryczałtowców.

Rozszerzenie obowiązków JPK na podatników PIT

W praktyce oznacza to, że zdecydowana większość przedsiębiorców będzie musiała prowadzić księgi w formie elektronicznej i być gotowa do wygenerowania struktur JPK na żądanie organu podatkowego.

Wzrost znaczenia jakości danych w księgach

Nowe wymagania dotyczą nie tylko formy prowadzenia ksiąg, ale również jakości danych. Struktury JPK wymagają, aby dane były kompletne i jednoznaczne.

W 2026 r. szczególny nacisk dotyczyć będzie poprawności danych kontrahentów, spójności i logicznej numeracji dokumentów, jednoznacznych opisów operacji gospodarczych oraz przejrzystego przypisania kosztów do odpowiednich kategorii. Księgi prowadzone w sposób nieuporządkowany mogą nie przejść walidacji przy generowaniu JPK.

Oprogramowanie księgowe musi być przystosowane do nowych struktur

Od 2026 r. przedsiębiorcy i biura rachunkowe będą zobowiązani korzystać z oprogramowania księgowego, które umożliwia prowadzenie ksiąg wyłącznie w formie elektronicznej, eksport danych do struktur JPK oraz kontrolę poprawności danych zgodnie ze schemą JPK_PD i JPK_KR_PD.

Starsze systemy, które nie są dostosowane do nowych wymogów, mogą wymagać wymiany lub aktualizacji.

Pierwsze wysyłki JPK za rok 2026 dopiero w 2027 r.

Obowiązek prowadzenia elektronicznych ksiąg PIT wchodzi w życie od 2026 r., natomiast pierwsze obowiązkowe przesłanie struktur JPK dla tych ksiąg nastąpi dopiero w 2027 r., w ramach rozliczenia roku 2026.

Oznacza to, że cały rok 2026 musi być prowadzony zgodnie z obowiązującymi wymogami, aby możliwe było prawidłowe przekazanie ksiąg.

Podsumowanie

Zmiany w JPK obowiązujące od 2026 r. stanowią kolejny krok w kierunku pełnej cyfryzacji rozliczeń podatkowych. W porównaniu z 2025 r. rozszerza się grupa podatników objętych obowiązkiem prowadzenia ksiąg elektronicznych i generowania struktur JPK. Najważniejsze zmiany dotyczą obowiązkowych elektronicznych ksiąg PIT, objęcia obowiązkami JPK małych firm i jednoosobowych działalności, zwiększonego nacisku na jakość danych oraz konieczności stosowania odpowiedniego oprogramowania. Wczesne przygotowanie pozwoli uniknąć problemów podczas sporządzania struktur JPK i usprawnić pracę biur rachunkowych.

Nowe regulacje wprowadziły znaczące zmiany: od 1 stycznia 2025 r. podatnicy, którzy są zobowiązani prowadzić księgi rachunkowe muszą robić to w formie elektronicznej, a dane zawarte w tych księgach będą raportowane do urzędu

JPK_CIT – czym jest i jak powiązany jest z JPK_KR?

JPK_CIT to nowy rodzaj pliku elektronicznego z danymi z ksiąg rachunkowych, który od 2025 roku stopniowo zastępuje tradycyjne raportowanie. JPK_CIT składa się z dwóch głównych struktur:

JPK_KR_PD – rozszerzona wersja dotychczasowego JPK_KR, zawierająca dane z ksiąg rachunkowych wraz z dodatkowymi danymi podatkowymi (np. oznaczenia kont związanych z kosztami podatkowymi).

JPK_ST_KR – informacja o ewidencji środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych, w tym m.in. dane dotyczące amortyzacji, nabycia czy zbycia środków trwałych.

Obie struktury – choć technicznie różne – są potocznie określane wspólnie jako JPK_CIT, ponieważ służą raportowaniu danych istotnych dla podatku dochodowego od osób prawnych (CIT).

JPK_CIT – kogo i kiedy będzie obowiązywać?

Nowy obowiązek jest wdrażany etapami, aby ułatwić podatnikom adaptację do zmian technologicznych i proceduralnych:

Etapy obowiązywania:

• Od 1 stycznia 2025 r. – obowiązek dla największych podatników:
  • podmioty o przychodach powyżej 50 mln EUR w poprzednim roku podatkowym,
  • podatkowe grupy kapitałowe.
• Od 1 stycznia 2026 r. – obowiązek zostaje rozszerzony na:
  • podatników CIT, którzy są zobowiązani do składania plików JPK_V7 (czyli praktycznie większość średnich i większych firm).
• Od 1 stycznia 2027 r. – pełne objęcie wszystkich pozostałych podatników CIT.

W praktyce oznacza to, że nawet jeśli firma nie jest dużym podatnikiem dziś, to już w 2026 r. oraz 2027 r. będzie musiała dostosować systemy raportowania.

Nowe obowiązki dla podatników CIT od JPK_CIT

Wprowadzenie JPK_CIT wiąże się z kilkoma istotnymi zmianami w sposobie prowadzenia i raportowania ksiąg:

1. Elektroniczne prowadzenie ksiąg rachunkowych

Podatnik zobowiązany jest prowadzić księgi rachunkowe wyłącznie w postaci elektronicznej, przy użyciu oprogramowania komputerowego.

2. Coroczne przesyłanie JPK_CIT

Dane z ksiąg rachunkowych muszą być corocznie raportowane do urzędu skarbowego w formacie XML w strukturach JPK_KR_PD i JPK_ST_KR (czyli razem jako JPK_CIT).

3. Nowe znaczniki kont podatkowych

Plik JPK_CIT zawiera dodatkowe informacje podatkowe (np. oznaczenia kont podatkowych), które muszą być poprawnie oznaczone w księgach, tak aby dane były automatycznie interpretowalne przez systemy organów podatkowych.

4. Terminy składania raportów

Pierwsze raporty:

• dla największych podatników: do 31 marca 2026 r. (za rok podatkowy 2025),
• dla kolejnych grup: odpowiednio w terminach składania rocznych deklaracji CIT-8 w 2027 i 2028 roku.

Co to oznacza w praktyce?

• Większa transparentność – organy podatkowe uzyskają dostęp do szczegółowych danych bez potrzeby żądania ich w toku kontroli.
• Standaryzacja danych – raportowanie w ustandaryzowanym formacie, ułatwia porównywanie i analizę danych podatkowych w skali kraju.
• Wyzwania wdrożeniowe – wiele firm musi dostosować systemy księgowe i procesy wewnętrzne do nowych wymagań technicznych.

Podsumowanie

• W 2025 r. zaczęły obowiązywać pierwsze przepisy dotyczące JPK_CIT, które mają na celu digitalizację danych podatkowych i księgowych.
• JPK_CIT obejmuje m.in. struktury JPK_KR_PD i JPK_ST_KR, które razem stanowią rozbudowaną wersję dotychczasowego JPK_KR.
• Obowiązek będzie rozszerzany etapami – od największych podatników w 2025 r. do wszystkich podatników CIT do 2027 r.
• Nowe przepisy wprowadzają istotne zmiany w zakresie prowadzenia ksiąg, oznaczania kont podatkowych i raportowania danych do administracji skarbowej

Czym jest Segregator?

Segregator to narzędzie do przechowywania i katalogowania dokumentów w formie elektronicznej. Umożliwia zapisywanie plików w dowolnym formacie oraz przypisywanie ich do:

• odpowiednich kategorii,
• firm (klientów),
• opiekunów w biurze rachunkowym.

Dzięki temu wszystkie dokumenty klientów znajdują się w jednym, bezpiecznym miejscu i są dostępne wyłącznie dla uprawnionych użytkowników.

Inteligentne wyszukiwanie dzięki OCR

Jednym z kluczowych atutów Segregatora jest integracja z technologią OCR. System automatycznie rozpoznaje tekst znajdujący się na dokumentach, co pozwala:

• przeglądać dokumenty bez konieczności ich pobierania,
• wyszukiwać pliki po dowolnej frazie znajdującej się w ich treści.

Koniec z ręcznym przeszukiwaniem folderów – wystarczy jedno słowo, aby system wskazał właściwy dokument.

Elastyczna konfiguracja i pełna kontrola

Segregator daje możliwość:

• tworzenia własnych kategorii dokumentów,
• nadawania uprawnień dostępu wybranym użytkownikom,
• filtrowania listy dokumentów według wielu kryteriów,
• zbiorowego usuwania lub edycji plików.

Dzięki temu każde biuro rachunkowe może dostosować działanie Segregatora do własnych procesów i struktury pracy.

Proste dodawanie i opisywanie dokumentów

Dodanie dokumentu do Segregatora jest szybkie i intuicyjne – wystarczy wybrać plik z dysku. Następnie można:

• zmienić jego nazwę,
• przypisać kategorię, kontrahenta i opiekuna,
• dodać opis oraz datę planowaną,
• od razu podejrzeć dokument w systemie.

Wszystkie zmiany zapisywane są jednym kliknięciem i od razu widoczne dla uprawnionych użytkowników.

Dlaczego warto korzystać z Segregatora?

• porządek w dokumentach klientów
• szybki dostęp do plików z jednego miejsca
• oszczędność czasu dzięki OCR
• ograniczenie papierowej dokumentacji
• bezpieczny dostęp tylko dla uprawnionych osób

Segregator w eSZOK Kancelaria to kolejny krok w stronę cyfryzacji biura rachunkowego. Jeśli do tej pory dokumenty zajmowały całe szafy, to teraz mogą zmieścić się w jednym, inteligentnym module systemu.

KSeF 2.0 – wsparcie dla jednostek samorządowych oraz nowy wydruk potwierdzenia transakcji

W odpowiedzi na wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur w nowej odsłonie, aktualizacja 2026.1 rozszerzy obsługę KSeF o:

• Jednostki samorządu terytorialnego (JST) – system Comarch zostanie dostosowany do specyfiki rozliczeń gmin, powiatów i województw, w tym do obsługi wielu podmiotów w ramach jednej organizacji.
• Wydruk potwierdzenia transakcji z KSeF 2.0 – użytkownicy zyskają możliwość generowania oficjalnego potwierdzenia przesłania i odbioru dokumentów w KSeF, co ułatwi archiwizację oraz procesy kontrolne.

Aktualizacja deklaracji rocznych – PIT i CIT zgodne z przepisami na 2026 rok

W wersji 2026.1 pojawią się nowe wzory formularzy rocznych:

• PIT-28 – dla przedsiębiorców rozliczających się ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych.
• PIT-36L – dla podatników na podatku liniowym.
• CIT-8 – deklaracja roczna dla firm rozliczających podatek dochodowy od osób prawnych.
• PIT-8C – informacja o przychodach z innych źródeł.
• IFT-1/1R – informacje o przychodach osób zagranicznych.

Zmiany wynikają z aktualizacji przepisów podatkowych oraz dostosowania systemu do elektronicznego raportowania.

Dostosowanie do zmian w ewidencji ryczałtowej i KPiR

Nowelizacje przepisów dotyczące ewidencji przychodów oraz podatkowej księgi przychodów i rozchodów wchodzą w życie wraz z początkiem 2026 roku. W związku z tym Comarch 2026.1 oferuje:

• ujednolicone struktury wpisów w ewidencji ryczałtowej,
• aktualizację algorytmów księgowania przychodów i kosztów,
• dostosowanie schematów JPK na potrzeby nowych zasad ewidencyjnych.

Zmiany te mają uprościć pracę księgowych oraz zapewnić pełną zgodność z obowiązującymi regulacjami.

Zmiany w opłacie cukrowej – nowe zasady raportowania

Wraz z aktualizacją Comarch zostanie przystosowany do zmodyfikowanych zasad naliczania i ewidencjonowania opłaty cukrowej, które wchodzą w życie w 2026 roku. Obejmą one m.in.:

• nowe pola i parametry dotyczące składu napojów,
• aktualizację wzorów deklaracji,
• automatyczne wyliczenia zgodne z nowymi stawkami i wyjątkami.

Dla firm działających w branży spożywczej to jedna z kluczowych zmian, ułatwiająca przygotowanie raportów i rozliczeń.

Podsumowanie

Wersja Comarch Optima 2026.1 to kompleksowa odpowiedź na zmiany prawne oraz potrzeby użytkowników. Rozszerzenie funkcji KSeF, nowe deklaracje, aktualizacja ewidencji ryczałtowej i KPiR, a także dostosowanie do zmian w opłacie cukrowej sprawiają, że system będzie w pełni gotowy na wyzwania nadchodzącego roku.

Najważniejsze modyfikacje dotyczą nowego wzoru PKPiR, dodatkowych kolumn, zasad dokumentowania wydatków, terminów dokonywania wpisów oraz zmian w zakresie spisu z natury i możliwości prowadzenia uproszczonej księgi przez niektóre grupy podatników.

Nowy wzór PKPiR dostosowany do wymogów elektronicznych

Nowe rozporządzenie Ministra Finansów i Gospodarki z dnia 6 września 2025 r. wprowadza zmodernizowany wzór podatkowej księgi przychodów i rozchodów, dostosowany do standardu prowadzenia ksiąg wyłącznie w postaci elektronicznej.

Przedsiębiorcy będą zobowiązani nie tylko do prowadzenia PKPiR cyfrowo, lecz także do przesyłania jej struktury do urzędu skarbowego, co wpisuje się w szerszy proces cyfryzacji administracji skarbowej obok takich narzędzi jak KSeF czy JPK.

Nowe kolumny w PKPiR – numer z KSeF i identyfikator podatkowy kontrahenta

Od 2026 roku w PKPiR pojawią się dwie dodatkowe kolumny:

• Kolumna nr 3 – numer identyfikujący fakturę wystawioną w KSeF,
• Kolumna nr 5 – identyfikator podatkowy kontrahenta (np. NIP).

Zmiana ta ma na celu usprawnienie identyfikacji dokumentów księgowych oraz powiązanie wpisów w PKPiR z danymi przesyłanymi w strukturach elektronicznych.

W praktyce oznacza to, że przedsiębiorcy i biura rachunkowe będą musieli wykazywać większą dbałość o kompletność i spójność danych, a systemy księgowe – być odpowiednio dostosowane do nowych wymogów.

Koniec dokumentowania zakupów paragonami bez NIP

Jedna z bardziej odczuwalnych zmian:

Od 1 stycznia 2026 r. nie będzie możliwości ujmowania w PKPiR zakupów na podstawie paragonów bez NIP.

Dotyczyć to będzie min. drobnych zakupów w handlu detalicznym.

Aby ująć taki wydatek, konieczna będzie faktura uproszczona, czyli paragon z NIP nabywcy.

Ponadto znika możliwość dokumentowania zakupu materiałów pomocniczych za pomocą dowodów wewnętrznych.

To ważna zmiana, która wymusza na przedsiębiorcach większą dyscyplinę w pozyskiwaniu dokumentów od sprzedawców.

Ujednolicone terminy dokonywania wpisów do PKPiR

Nowe przepisy wprowadzają jednolity termin dokonywania zapisów – bez względu na to, czy księgę prowadzi biuro rachunkowe, czy sam podatnik.

Wpisy do PKPiR trzeba będzie wprowadzać najpóźniej do 20. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym powstał przychód lub dokonano wydatku.

Obecnie biura rachunkowe mają wydłużony termin – od 2026 r. ta różnica znika.

Celem jest ujednolicenie zasad i przygotowanie podatników do sprawniejszej komunikacji danych z administracją skarbową.

Zmiany dotyczące spisu z natury

Nowe rozporządzenie wprowadza uproszczenia w zakresie sporządzania remanentu:

• Spis z natury nie musi być podpisywany przez osoby go sporządzające.
• Wystarczy podpis właściciela firmy lub wspólników.
• W PKPiR ujmowana będzie wyłącznie wartość spisu, bez obowiązku szczegółowego wykazywania poszczególnych pozycji.

Zmiana ta ma szczególne znaczenie dla przedsiębiorców o niewielkim stanie magazynowym i powtarzalnej strukturze towarów.

Likwidacja uproszczonej PKPiR dla części rolników

Od 1 stycznia 2026 r. zlikwidowana zostaje możliwość prowadzenia uproszczonej PKPiR przez rolników:

• prowadzących gospodarstwo bez zatrudniania pracowników,
• prowadzących działalność gospodarczą osobiście lub z pomocą rodziny,
• osiągających do 10 000 zł przychodu rocznie.

Oznacza to konieczność prowadzenia pełnej PKPiR na zasadach ogólnych, co może stanowić dodatkowe obciążenie administracyjne dla tej grupy podatników.

Podsumowanie

Nowe zasady prowadzenia PKPiR od 2026 roku wpisują się w szeroko zakrojony proces cyfryzacji rozliczeń podatkowych. Najważniejsze zmiany dotyczą:

• nowego wzoru PKPiR,
• wpisywania numerów KSeF i identyfikatora podatkowego kontrahenta,
• ograniczeń w dokumentowaniu zakupów,
• ujednolicenia terminów zapisów,
• uproszczeń w remanencie,
• likwidacji uproszczonej księgi dla części rolników.

Przedsiębiorcy oraz biura rachunkowe powinni odpowiednio wcześnie przygotować się do nadchodzących zmian – szczególnie w zakresie dostosowania systemów księgowych.

Integracja eSZOK Panel Klienta Plus z Comarch ERP Optima

Podobnie jak wersja Standard, Pulpit Klienta Plus jest w pełni zintegrowany z Comarch Optimą i eliminuje:

• ręczne importy dokumentów,
• przesyłanie faktur e-mailem,
• przekazywanie danych na nośnikach.

Przepływ danych jest automatyczny, natychmiastowy i bezpieczny.

Fakturowanie z wykorzystaniem systemu eSZOK Plus

Wersja Plus oferuje znacznie więcej niż podstawowe wystawianie dokumentów:

• nielimitowany import e-faktur z KSeF (kosztowych i sprzedażowych),
• operacje seryjne (min. zatwierdzanie),
• drukowanie faktur w różnych językach,
• obsługa dokumentów specjalnych: VAT Marża, Rolnik Ryczałtowy,
• tworzenie własnych szablonów dokumentów.

Zarządzanie dokumentami i załącznikami w Pulpit Klienta Plus

Wersja Pulpitu Klienta Plus rozszerza możliwości wersji Standard o:

• dodawanie załączników do każdej faktury,
• obsługę wyciągów bankowych w formatach .sta, .mt940, .csv,
• system uprawnień do rejestrów VAT i kategorii,
• funkcję potwierdzania dokumentów przed przekazaniem do biura rachunkowego.

Dzięki temu klient ma realny wpływ na to, jakie dokumenty trafiają do księgowości.

Kadry i płace w Panelu Klienta eSZOK Plus

Pulpit Klienta Plus oferuje bogaty zestaw funkcji:

• deklaracje pracownicze z możliwością wysyłki mailem,
• rejestrację czasu pracy (obecności/nieobecności) z automatycznym przekazaniem do Optima,
• umowy cywilnoprawne, rachunki, PTI-11 pobierane bezpośrednio z systemu,
• prowadzenie rozliczeń gotówkowych i bankowych po stronie klienta,
• pełny dostęp do e-Teczek pracowników.

Panel Klienta Plus: szczegółowe raporty, analizy i komunikacja

Wersja Plus oferuje zaawansowane narzędzia:

• publikowanie ogłoszeń wybranym klientom z powiadomieniami,
• prywatną korespondencję i grupy dyskusyjne,
• analizę faktur z eksportem do Excela,
• rozbudowane analizy
• funkcjonalność zamknięcia miesiąca, czyli potwierdzenia kompletności dokumentów.

Dzięki temu współpraca między przedsiębiorcą a księgowym staje się przejrzysta i uporządkowana.

Funkcje dostępne tylko w wersji Plus

Pulpit Klienta Plus umożliwia dodatkowo:

• dokupienie dodatków takich jak Interaktywne Formularze, Strefa Pracownika, Magazyn,
• zaawansowane ustawienia logowania,
• tryb jasny i ciemny,
• tłumaczenie interfejsu na inne języki,
• organizację czasu pracy: zadania, wydarzenia, przypomnienia o płatnościach i deklaracjach.

To kompletny ekosystem pracy, idealny dla wymagających klientów.

eSZOK Panel Klienta Plus: dla jakich biur rachunkowych?

Wersja oprogramowania Panel Klienta Plus sprawdzi się najlepiej w przypadku biur rachunkowych, które obsługują firmy o międzynarodowym zasięgu, z dużą liczbą wystawianych dokumentów i zatrudnionych pracowników oraz wymagające automatyzacji i wysokiego poziomu kontroli nad procesami.

Umów bezpłatną prezentację

Pulpit Klienta Standard całkowicie eliminuje potrzebę ręcznego przesyłania danych czy faktur do biura rachunkowego. Dzięki temu rozwiązaniu nie trzeba: importować dokumentów ręcznie, wysyłać faktur e-mailem, przekazywać danych na pendrive’ach lub w plikach wymiany. Wszystko dzieje się automatycznie i bezpiecznie.

Pulpit Klienta Standard informuje użytkownika m.in. o:

• nowych deklaracjach podatkowych,
• nowych fakturach oraz załącznikach,
• wiadomościach wysłanych przez biuro rachunkowe,
• ogłoszeniach,
• powiadomieniach kadrowo-płacowych (np. kończąca się umowa lub badania pracownika),
• System powiadomień — zawsze wiesz, co się dzieje,
• elektroniczne archiwum dokumentów,
• możliwość dodawania plików w formatach PDF, JPG, PNG, TIFF,
• podgląd faktur wystawionych przez biuro rachunkowe,
• przesyłanie skanów wyciągów bankowych (PDF).

To wygodne i bezpieczne repozytorium dokumentów.

Fakturowanie z wykorzystaniem systemu eSZOK:

Pulpit Klienta Standard zapewnia również zestaw funkcji niezbędnych do codziennego fakturowania:

• wystawianie faktur sprzedaży, korekt, proform i faktur zaliczkowych,
• automatyczne przesyłanie dokumentów VAT do Comarch ERP Optima,
• drukowanie i wysyłanie faktur kontrahentom,
• import i eksport kontrahentów oraz towarów z/do Excel.

To rozwiązanie idealne dla firm prowadzących podstawową sprzedaż bez skomplikowanych procesów.

Kadry, płace i rozliczenia z Panelem Klienta eSZOK Standard

Wersja Standard oferuje:

• podgląd płatności i zestawień pobieranych z Optima,
• pobieranie deklaracji podatkowych,
• podgląd danych kadrowych oraz limitów urlopowych.

To wszystko, czego mała firma potrzebuje do sprawnego dostępu do danych.

Panel Klienta Standard: szczegółowe raporty, analizy i komunikacja

Pulpit Klienta Standard zapewnia:

• czat z księgowym z możliwością wysyłania załączników,
• dostęp do ogłoszeń biura rachunkowego,
• podstawowe analizy, m.in. wiekowanie należności i zobowiązań, obroty wg towarów i kontrahentów.

Dla kogo eSZOK Pulpit Klienta Standard?

Wersja Pulpitu Klienta Standard to idealny wybór dla wszystkich biur rachunkowych, które chcą poprawić komunikację ze swoimi klientami

Jeśli zależy Ci na szybkości, prostocie i bezpieczeństwie obsługi klientów końcowych biura to Standard w pełni spełni Twoje oczekiwania.

Umów bezpłatną prezentację

Procedury związane ze stosowaniem trybu awaryjnego określa art. 106nf ustawy o podatku od towarów i usług, który wchodzi w życie z dniem 1 lutego 2026 r.

Tryb awaryjny, kiedy można go stosować?

ryb awaryjny może być stosowany w przypadku, gdy podatnik nie ma technicznych możliwości przesłania faktury do KSeF w czasie rzeczywistym spowodowanym przez awarię lub prace serwisowe MF. W takich sytuacjach faktura może być wystawiona i przekazana kontrahentowi w tradycyjny sposób, a następnie przesłana do systemu KSeF w terminie określonym w przepisach. Należy jednak pamiętać, że faktura powinna być przesyłana do systemu niezwłocznie po ustaniu przyczyny uniemożliwiającej jej wcześniejsze przesłanie.

Awaria całkowita, co to oznacza?

Awaria całkowita to z założenia sytuacje nadzwyczajne, tj. zagrożenie kraju lub jego infrastruktury. Wprowadzenie procedury postępowania na wypadek takich okoliczności wynika z ogólnej sytuacji geopolitycznej Polski.

Sposób postępowania w przypadku awarii całkowitej określa art. 106ng ustawy o podatku od towarów i usług, który wchodzi w życie z dniem 1 lutego 2026. W takim przypadku przedsiębiorca może wystawić fakturę w tradycyjnej formie (papierowej lub elektronicznej) i przekazać ją kontrahentowi poza systemem KSeF. Faktura nie musi być przesyłana do systemu po ustaniu awarii, a przedsiębiorca nie ponosi odpowiedzialności za brak jej przesłania w tym okresie.

Obowiązki przedsiębiorcy w przypadku awarii

Podatnik chcąc wystawić fakturę w trybie awaryjnym:

• zastosuje obowiązujący wzór struktury logicznej – od 1 lutego 2026 r. FA(3),
• wystawi ją w postaci elektronicznej,
• prześle ją do KSeF – nie później niż w ciągu 7 dni roboczych od dnia zakończenia awarii w celu nadania fakturze numeru KSeF,
• udostępni ją nabywcy w sposób uzgodniony.

Obowiązki przedsiębiorcy w przypadku awarii całkowitej

• wystawi ją w postaci papierowej lub jako fakturę elektroniczną,
• nie będzie miał obowiązku stosowania wzoru faktury ustrukturyzowanej,
• nie będzie miał obowiązku przesłania jej do KSeF po ustaniu awarii,
• przekaże ją nabywcy np. osobiście, mailem bądź innym alternatywnym kanałem.

Znajomość procedur związanych z trybem awaryjnym oraz awarią całkowitą jest kluczowa dla każdego przedsiębiorcy. Właściwe postępowanie w sytuacjach awaryjnych pozwala na uniknięcie sankcji i zapewnia ciągłość procesów fakturowania. Warto zatem już teraz zapoznać się z obowiązującymi przepisami i przygotować firmę na ewentualne sytuacje awaryjne.

Jeśli potrzebujesz wsparcia w zakresie integracji z systemem KSeF lub masz pytania dotyczące procedur awaryjnych, skontaktuj się z nami. Jako eksperci w dziedzinie e-fakturowania, pomożemy Ci przygotować firmę na nadchodzące zmiany.

Obowiązek zgłaszania podejrzeń do GIIF

Jeśli biuro rachunkowe poweźmie podejrzenie, że transakcja lub stosunek gospodarczy może być związany z praniem pieniędzy lub finansowaniem terroryzmu, ma obowiązek niezwłocznego zgłoszenia tego faktu do GIIF. Zawiadomienie powinno być przekazane nie później niż w terminie 2 dni roboczych od dnia potwierdzenia przez instytucję obowiązaną podejrzenia.

Procedura zgłaszania

Wewnętrzna procedura AML w biurze rachunkowym powinna określać zasady zgłaszania podejrzeń, w tym:

• Osobę odpowiedzialną za odbieranie zgłoszeń,
• Sposób odbierania zgłoszeń,
• Sposób ochrony osoby zgłaszającej przed działaniami o charakterze represyjnym,
• Sposób ochrony danych osobowych zgodnie z przepisami o ochronie danych osobowych,
• Zasady zachowania poufności w przypadku ujawnienia tożsamości osób, o których mowa powyżej,
• Rodzaj i charakter działań następczych podejmowanych po odebraniu zgłoszenia.

Dokumentacja i przechowywanie danych

Biura rachunkowe są zobowiązane do prowadzenia i archiwizowania dokumentacji AML przez okres co najmniej 5 lat. Dokumenty te obejmują:

• Zapis przeprowadzonych ocen ryzyka dla każdego klienta,
• Umowy i dane identyfikacyjne klientów,
• Zgłoszenia do GIIF oraz wszelką korespondencję z organami nadzorującymi.

Szkolenia i aktualizacja procedur

Biura rachunkowe powinny zapewnić pracownikom udział w szkoleniach dotyczących realizacji obowiązków związanych z przeciwdziałaniem praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu. Szkolenia te powinny być aktualizowane nie rzadziej niż co 2 lata. Ponadto, procedura AML powinna być dostosowana do charakteru, rozmiaru i specyfiki działalności biura rachunkowego oraz aktualizowana w razie potrzeby.

Sankcje za niedopełnienie obowiązków

Niedopełnienie obowiązków wynikających z ustawy AML może skutkować sankcjami administracyjnymi, finansowymi, a w skrajnych przypadkach – odpowiedzialnością karną. Dlatego tak ważne jest, aby biura rachunkowe skrupulatnie przestrzegały przepisów i procedur związanych z przeciwdziałaniem praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu.

Biura rachunkowe pełnią istotną rolę w systemie przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu. Ścisłe przestrzeganie obowiązków związanych z identyfikacją i weryfikacją klientów, oceną ryzyka, monitorowaniem transakcji oraz zgłaszaniem podejrzeń do GIIF jest niezbędne dla zapewnienia zgodności z przepisami prawa i ochrony przed ryzykiem prania pieniędzy.

Jeśli potrzebujesz wsparcia w zakresie wdrożenia procedur AML w swoim biurze rachunkowym lub masz pytania dotyczące obowiązków w tym zakresie, skontaktuj się z nami. Jako eksperci w dziedzinie compliance, pomożemy Ci przygotować firmę na nadchodzące zmiany i zapewnić zgodność z obowiązującymi przepisami.

Tryb offline24, co to oznacza?

Tryb offline24 pozwala na wystawienie faktury poza systemem KSeF w przypadku, gdy system jest niedostępny z przyczyn niezależnych od podatnika. W takim przypadku przedsiębiorca może wystawić fakturę w tradycyjny sposób, a następnie przesłać ją do KSeF w ciągu 24 godzin od ustania przyczyny niedostępności systemu. Ważne jest, aby faktura była przesyłana niezwłocznie po przywróceniu dostępu do systemu, aby uniknąć ewentualnych sankcji.

Tryb offline, kiedy jest stosowany?

Tryb offline stosuje się w sytuacjach, gdy przedsiębiorca nie ma możliwości technicznych lub organizacyjnych, aby przesłać fakturę do KSeF w czasie rzeczywistym. W takich przypadkach faktura może być wystawiona i przekazana kontrahentowi w tradycyjny sposób, a następnie przesłana do systemu KSeF w terminie określonym w przepisach. Należy jednak pamiętać, że faktura powinna być przesyłana do systemu niezwłocznie po ustaniu przyczyny uniemożliwiającej jej wcześniejsze przesłanie.

Procedury awaryjne, co zrobić w przypadku awarii systemu?

W przypadku całkowitej awarii systemu KSeF, która uniemożliwia wystawienie faktury w trybie online, przedsiębiorca może wystawić fakturę w tradycyjny sposób. Faktura ta powinna zawierać informację o przyczynie jej wystawienia poza systemem KSeF oraz datę, od której system będzie ponownie dostępny. Po przywróceniu funkcjonowania systemu, faktura powinna być niezwłocznie przesłana do KSeF.

Obowiązki przedsiębiorcy w sytuacjach awaryjnych

W każdej z opisanych sytuacji przedsiębiorca ma obowiązek:

• Przechowywać kopie faktur wystawionych poza systemem KSeF.
• Przesłać faktury do systemu KSeF niezwłocznie po ustaniu przyczyny uniemożliwiającej ich wcześniejsze przesłanie.
• Informować kontrahentów o wystawieniu faktur poza systemem KSeF oraz o terminie ich przesłania do systemu.

Należy również pamiętać, że pomimo stosowania trybu offline lub procedury awaryjnej, faktura powinna być zgodna z obowiązującymi przepisami i zawierać wszystkie wymagane dane.

Znajomość procedur związanych z trybem offline24, offline oraz awariami systemu KSeF jest ważna dla każdego przedsiębiorcy. Właściwe postępowanie w sytuacjach awaryjnych pozwala na uniknięcie sankcji i zapewnia ciągłość procesów fakturowania. Warto zatem już teraz zapoznać się z obowiązującymi przepisami i przygotować firmę na ewentualne sytuacje awaryjne.

Jeśli potrzebujesz wsparcia w zakresie integracji z systemem KSeF lub masz pytania dotyczące procedur awaryjnych, skontaktuj się z nami. Jako eksperci w dziedzinie e-fakturowania, pomożemy Ci przygotować firmę na nadchodzące zmiany.

Jednym z najważniejszych kroków jest wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). To nie tylko wymóg prawny, ale też ogromna szansa na uporządkowanie obiegu dokumentów i przyspieszenie procesów rozliczeniowych. Programy księgowe już dziś oferują integracje z KSeF, a przedsiębiorcy, którzy odpowiednio wcześnie się przygotują, zyskają przewagę – mniej błędów, mniej papieru, więcej czasu na rozwój.

Drugim filarem zmian jest sztuczna inteligencja (AI) i automatyzacja. Algorytmy coraz lepiej radzą sobie z analizą danych, przewidywaniem trendów czy wykrywaniem nieprawidłowości. Automatyzacja z kolei pozwala na ograniczenie powtarzalnych, żmudnych zadań – takich jak wprowadzanie faktur, kontrola płatności czy tworzenie zestawień. Dzięki temu pracownicy mogą skupić się na analizie i doradztwie, a nie na ręcznym przepisywaniu danych.

Jak działa certyfikat KSeF?

Certyfikat KSeF pełni funkcję elektronicznego klucza, który potwierdza tożsamość podmiotu wystawiającego faktury. Dzięki niemu można mieć pewność, że dokumenty pochodzą z właściwego źródła, a dane nie zostały naruszone w procesie przesyłania. To rozwiązanie, które nie tylko zabezpiecza przed fałszerstwami, ale także daje przedsiębiorcy poczucie pełnej kontroli nad obiegiem dokumentów.

Co to oznacza dla przedsiębiorców i biur rachunkowych?

W praktyce oznacza to, że każda firma planująca korzystanie z KSeF powinna już dziś zadbać o odpowiednie przygotowanie. Pobranie certyfikatu jest niezbędne, by w przyszłości wystawiać faktury w sposób zgodny z nowymi wymogami ustawowymi. To także gwarancja, że przedsiębiorca nie napotka problemów w codziennym funkcjonowaniu, kiedy KSeF stanie się obowiązkowy.

Dla biur rachunkowych to także istotna zmiana. Klienci będą potrzebowali wsparcia w procesie wdrażania certyfikatów i konfiguracji systemów. Biuro, które wyjdzie naprzeciw tym oczekiwaniom i zapewni swoim klientom nie tylko obsługę księgową, ale także techniczne przygotowanie do pracy w KSeF, stanie się dla nich partnerem pierwszego wyboru.

eSZOK jako wsparcie w zmianach

System eSZOK został zaprojektowany właśnie z myślą o takich wyzwaniach. Dzięki integracji z Comarch ERP Optima oraz intuicyjnej obsłudze online, pozwala nie tylko na bezpieczne wystawianie dokumentów, ale także na ich pełną kontrolę w czasie rzeczywistym. To idealne wsparcie dla biur rachunkowych i firm, które chcą być zawsze o krok przed zmianami w przepisach.

Jeśli chcesz, aby Twoja firma lub biuro rachunkowe bez problemów wdrożyło się w nowe wymagania KSeF, już teraz warto postawić na rozwiązania, które uwzględniają bezpieczeństwo, wygodę i przyszłe regulacje. Sprawdź, jak eSZOK może Ci w tym pomóc.

Intuicyjna obsługa i pełna integracja

Dzięki nowemu modułowi klienci biur rachunkowych zyskują znacznie więcej niż tylko dostęp do faktur sprzedaży i dokumentów zakupu. Otrzymują także możliwość obsługi magazynu w sposób wygodny, prosty i w pełni zgodny z dokumentami handlowymi. Każda sprzedaż czy zakupy mogą być automatycznie powiązane z dokumentami przyjęć i wydań, co eliminuje ryzyko błędów i przyspiesza codzienną pracę. Ważnym ułatwieniem jest także pełna integracja z systemem Comarch ERP Optima wszystkie dokumenty trafiają do systemu księgowego bez konieczności ich ręcznego przepisywania.

Korzyści dla biura rachunkowego i klientów końcowych

W praktyce oznacza to, że biura rachunkowe mogą zaoferować swoim klientom końcowym narzędzie, które nie tylko porządkuje dokumenty, ale także wspiera realne działania procesowe. Dla przedsiębiorcy prowadzącego sprzedaż ważna jest możliwość stałej kontroli stanów magazynowych, szybki dostęp do raportów o dostępności towarów czy historii ruchów produktowych. To wszystko znajduje się teraz w jednym miejscu, dostępnym online dwadzieścia cztery godziny na dobę, siedem dni w tygodniu. Co więcej, moduł można obsługiwać w różnych językach, co czyni go jeszcze bardziej uniwersalnym.

Przewaga konkurencyjna dla biura

Dla biura rachunkowego oznacza to szansę na wyróżnienie się na rynku. Udostępniając klientom moduł handlowo-magazynowy, biuro nie tylko poszerza swoją ofertę o innowacyjne narzędzie, ale także wzmacnia relacje i lojalność klientów. Zamiast szukać dodatkowych programów, które często nie współpracują z systemem księgowym, klient otrzymuje spójną usługę w jednym ekosystemie. To rozwiązanie, które pozwala na bardziej partnerską współpracę i daje biuru przewagę konkurencyjną.

Dla biura rachunkowego oznacza to szansę na wyróżnienie się na rynku. Udostępniając klientom moduł handlowo-magazynowy, biuro nie tylko poszerza swoją ofertę o innowacyjne narzędzie, ale także wzmacnia relacje i lojalność klientów. Zamiast szukać dodatkowych programów, które często nie współpracują z systemem księgowym, klient otrzymuje spójną usługę w jednym ekosystemie. To rozwiązanie, które pozwala na bardziej partnerską współpracę i daje biuru przewagę konkurencyjną.

W praktyce oznacza to, że część dochodu do 120 000 zł opodatkowana jest niższą stawką, a jedynie przekroczenie tego pułapu podlega wyższej stawce.

Kwota wolna i kwota zmniejszająca podatek

Za dochody do wysokości 30 000 zł w 2025 roku nie płaci się podatku, dzięki czemu podatnik korzysta z kwoty wolnej od podatku — równocześnie uwzględnianej w ramach pierwszego progu jako kwota zmniejszająca podatek, wynosząca 3 600 zł.

Jak wyliczyć podatek — prosto i krok po kroku

• Do kwoty 30 000 zł zastosuj stawkę 0% (kwota wolna).
• Dochód od 30 001 zł do 120 000 zł podlega opodatkowaniu stawką 12%, z uwzględnieniem odliczenia 3 600 zł.
• Nadwyżka powyżej 120 000 zł jest opodatkowana stawką 32%.
• Podatek oblicza się jako suma: (dochód poniżej 120 000 zł z 12%–3 600 zł) + (32% od nadwyżki ponad 120 000 zł).

Rozszerzona progresja: danina solidarnościowa

Dla bardzo wysokich dochodów pojawia się dodatkowy, tzw. „trzeci próg” — danina solidarnościowa. Wynosi ona 4% od nadwyżki ponad 1 000 000 zł rocznie. Obciążenie to obciąża tylko tę część dochodu, która przekracza wspomnianą kwotę.

Przedsiębiorcy vs. różne formy opodatkowania

W kontekście działalności gospodarczej przedsiębiorcy mogą rozliczać się:

• według skali podatkowej (opisane powyżej),
• w formie podatku liniowego 19% (bez progów i kwoty wolnej),
• ryczałtem lub kartą podatkową (inne stawki i mechanizmy)

Progi podatkowe 2025 to dalszy krok Polskiego Ładu

Od 2022 roku wiele elementów zostało zrewidowanych — m.in. próg pierwszy został podniesiony do 120 000 zł, a stawka I progu obniżona do 12%. Te zmiany utrzymują się również w 2025 roku, wraz z wysoką kwotą wolną 30 000 zł

Podsumowanie dla przedsiębiorców

• Dochód ≤ 30 000 zł — brak podatku.
• Dochód 30 001 – 120 000 zł — stawka 12%, z odliczeniem 3 600 zł.
• Dochód powyżej 120 000 zł — 12% do tej kwoty, 32% od nadwyżki.
• Dochód powyżej 1 miliona zł — dodatkowo 4% daniny solidarnościowej od nadwyżki.
• Przy skali podatkowej przysługuje kwota wolna i prawo do odliczeń i ulg.
• Przedsiębiorca ma alternatywy w postaci podatku liniowego i ryczałtu — które mogą być korzystniejsze w zależności od rodzaju działalności

Przydatna informacja

Zmiany wynikające z Polskiego Ładu weszły w życie 1 stycznia 2022 r. i wprowadzają wyższy próg podatkowy, obniżoną stawkę I progu oraz podwyższenie kwoty wolnej. W 2025 roku nie zmieniono progów ani stawek, co oznacza stabilizację systemu w bieżącym roku

Tymczasem nowoczesne platformy, takie jak eSZOK, pozwalają całkowicie zautomatyzować ten proces, jednocześnie nadając mu porządek, szybkość i przejrzystość.

Jedno narzędzie, wiele zastosowań

Interaktywne formularze w eSZOK to moduł, który pozwala tworzyć dowolne zestawy pól i wysyłać je do konkretnych użytkowników lub grup klientów. Mogą to być np.:

• zgłoszenia pracowników do ubezpieczenia,
• zbieranie danych do listy płac,
• aktualizacja danych pracownika,
• zamówienia na usługi,
• potwierdzenia zgodności z procedurami.
• dodawanie nowego pracownika
• dodanie nowego członka rodziny
• i inne przydatne dokumenty

Co najważniejsze – każdy formularz może być dostosowany do konkretnego procesu. Biuro nie musi już tworzyć osobnych szablonów Word lub PDF, które krążą po skrzynkach e-mailowych. Wszystko dzieje się wewnątrz systemu eSZOK, a klient logując się widzi tylko te zadania, które go dotyczą.

Koniec z błędami i brakami

Dzięki zastosowaniu pól obowiązkowych, walidacji danych i automatycznych podpowiedzi, znacząco maleje liczba błędów w uzupełnianiu formularzy. Użytkownik nie może wysłać formularza bez wymaganych informacji, a dane trafiają do systemu w ustandaryzowanej formie, gotowej do dalszego przetwarzania – na przykład eksportu do systemów księgowych (Comarch ERP Optima lub XL).

Zespół obsługujący klienta nie musi ręcznie przepisywać danych ani sprawdzać, czy wszystko się zgadza – to realna oszczędność czasu i redukcja ryzyka pomyłek.

Oszczędność czasu w obie strony

Dla klientów firm korzystających z eSZOK-a to przede wszystkim wygoda. Zamiast odczytywać maila, pobierać załączniki, szukać starych dokumentów i tracić czas na techniczne szczegóły – wystarczy zalogować się do panelu, kliknąć „Wypełnij” i uzupełnić dane. Formularz prowadzi krok po kroku, a odpowiedzi są automatycznie zapisywane.

Z kolei zespół po stronie biura ma dostęp do statusów formularzy, może łatwo przypominać o wypełnieniu, filtrować odpowiedzi i pobierać dane zbiorczo. To szczególnie ważne przy obsłudze większej liczby firm, np. przed końcem miesiąca, kwartału czy roku.

Przewaga w relacjach z klientami

Wdrożenie interaktywnych formularzy to nie tylko krok w stronę automatyzacji, ale też bardzo czytelny sygnał dla klientów: dbamy o Twoją wygodę i profesjonalizm obsługi. Klient nie musi dopytywać, co jeszcze ma dosłać, czy formularz dotarł, ani czy wszystko jest zrobione poprawnie. Proces jest uporządkowany, intuicyjny i – co ważne – bezpieczny.

Współczesne biura i firmy usługowe, które chcą budować nowoczesny wizerunek, coraz częściej rezygnują z e-maili na rzecz zintegrowanych narzędzi, które nie tylko automatyzują pracę, ale też podnoszą jakość współpracy.

Podsumowanie – formularze, które naprawdę działają

Interaktywne formularze w eSZOK to narzędzie, które łączy prostotę z mocą automatyzacji. Eliminuje chaos, oszczędza czas, ogranicza błędy i pozwala skoncentrować się na tym, co naprawdę ważne – profesjonalnej obsłudze klienta.

Jeśli chcesz przekonać się, jak formularze mogą działać w Twoim biurze lub firmie, skontaktuj się z nami: https://eszok.pl/kontakt.php

Z pozoru wszystko działało sprawnie, ale z czasem zaczęły się piętrzyć problemy, których źródłem była… komunikacja.

Każdy klient miał swój styl współpracy. Jeden pisał maile, drugi dzwonił z pytaniami, trzeci przekazywał dokumenty przez komunikator. Zdarzały się pomyłki, zgubione informacje, nie przekazane ustalenia. Kiedy do biura dołączyła nowa księgowa, potrzebowała kilku tygodni, żeby „złapać kontekst” bieżących spraw. Brakowało jednego miejsca, które pozwalałoby odtworzyć historię kontaktów z klientem.

Pierwszy krok do porządku – wdrożenie eSZOK

Zespół zdecydował się przetestować eSZOK — platformę do zarządzania współpracą z klientem. Początkowo z obawą: czy klienci będą chcieli korzystać z nowego rozwiązania? Czy wdrożenie nie skomplikuje pracy jeszcze bardziej?

Zaskoczenie przyszło szybko. Klienci z entuzjazmem przyjęli możliwość logowania się do swojego panelu, gdzie mogą przekazywać dokumenty, zgłaszać pytania i przeglądać odpowiedzi księgowych. Pracownicy biura z kolei zyskali centralny punkt zarządzania komunikacją — dostępny z dowolnego miejsca, zawsze aktualny, przejrzysty.

Historia zadań – przewaga, której nie da się przecenić

Jedną z funkcji, która zmieniła codzienność pracy, była historia zadań. Każda sprawa mogła zostać zapisana jako konkretne zadanie z terminem, opisem i przypisaną osobą. Klient zleca coś – a pracownik oznacza to jako zadanie do realizacji. Po rozwiązaniu – zadanie jest zamykane, ale jego historia nadal jest dostępna.

To rozwiązanie szczególnie docenili klienci, którzy często pytali „co z moim tematem?”. Teraz odpowiedź była natychmiastowa – bez przekopywania maili i bez dzwonienia po kolegach. Zespół miał wszystko pod ręką, a klient czuł, że jego sprawa nie ginie w gąszczu codziennych obowiązków.

Nowa jakość relacji z klientami

Z biegiem tygodni eSZOK stał się naturalnym elementem codziennej pracy. Biuro ustaliło jeden model komunikacji – wszystko miało trafiać przez eSZOK. Przejrzystość, porządek, łatwość dostępu do historii i brak stresu – to najczęściej powtarzane słowa w wewnętrznych rozmowach zespołu.

Pani Anna przyznaje, że dzięki platformie nie tylko praca stała się bardziej uporządkowana, ale też znacząco poprawił się wizerunek biura w oczach klientów. Dla wielu z nich to był pierwszy raz, kiedy mogli na bieżąco śledzić statusy spraw i mieć pewność, że ich zapytania są traktowane poważnie.

Technologia, która realnie wspiera

Case study tego biura to przykład tego, jak narzędzia takie jak eSZOK mogą rozwiązać bardzo konkretne problemy codziennej pracy biur rachunkowych. Wcale nie trzeba wielomiesięcznego wdrożenia – wystarczy decyzja o uporządkowaniu współpracy z klientami.

Zarówno zespół, jak i klienci zyskali więcej niż się spodziewali: klarowną komunikację, dostęp do historii zadań, mniej stresu i znacznie więcej kontroli nad procesem obsługi.

Jeśli chcesz przekonać się, jak eSZOK może działać w Twoim biurze, skontaktuj się z nami.

OCR z prawdziwego zdarzenia – faktury, wyciągi bankowe, wiele stron

Moduł OCR w eSZOK BR

Rozpoznaje i automatycznie przetwarza faktury sprzedaży i zakupu (również wielostronicowe i walutowe), ewidencje dodatkowe oraz wyciągi bankowe w formacie PDF.

OCR rozpoznaje kluczowe pola: numer faktury, NIP kontrahenta (weryfikowany w GUS), daty, kwoty netto, brutto, stawki VAT, numer konta bankowego, a nawet pozycje faktury: opis, ilość, jednostkę i wartości. Po zeskanowaniu dokumentów system automatycznie rejestruje je w rejestrze VAT (lub ewidencji dodatkowej).Użytkownik może zweryfikować i zatwierdzić wprowadzone dane przed finalnym zaksięgowaniem.

OCR wspiera także automatyczne tworzenie dokumentów PZ w ERP, co znacząco przyspiesza obsługę przyjęć zewnętrznych.

Korzyści automatyzacji dla biura rachunkowego

Automatyzacja OCR w eSZOK BR przekłada się na realne korzyści:

• znacząca oszczędność czasu dla księgowych — brak ręcznego przepisywania danych,
• eliminacja błędów wynikających z manualnego wprowadzania dokumentów
• natychmiastowy dostęp do faktur bez konieczności fizycznego skanowania,
• archiwizacja i klasyfikacja dokumentów w jednym systemie,
• spójność danych z systemem ERP, dzięki pełnej integracji.

System działa bez limitów znaków, stron czy dokumentów – umożliwia automatyczne rozpoznanie treści bez dodatkowych abonamentów per strona.

Dla kogo warto wdrożyć eSZOK BR z OCR?

• dla biur rachunkowych chcących zautomatyzować przyjmowanie faktur i dokumentów od wielu klientów,
• firm obsługujących kadry, gdzie klienci przesyłają różnorodne dokumenty płacowo‑kadrowe,
• przedsiębiorstw korzystających z Comarch ERP Optima i/lub XL i potrzebujących płynnej synchronizacji dokumentów,
• wszystkich tych, którzy chcą ograniczyć papierowy chaos, przyspieszyć procesy i zwiększyć jakość obsługi klienta.

Automatyzacja pracy biura rachunkowego dzięki technologii OCR w eSZOK BR to nie eksperyment, ale sprawdzone rozwiązanie dostępne dla wszystkich korzystających z Comarch ERP Optima i XL. Platforma integruje się z systemem księgowym, ogranicza ręczne czynności, poprawia dokładność danych i usprawnia komunikację z klientem.

Chcesz poznać szczegóły implementacji, ceny lub zobaczyć demonstrację działania OCR? Zapraszamy na stronę: www.eszok.pl lub do kontaktu z naszym działem wsparcia.

Co zakłada proponowana zmiana?

Dziś wynagrodzenie chorobowe w pierwszych tygodniach nieobecności wypłacane jest przez pracodawcę. W przypadku większości pracowników są to pierwsze 33 dni w roku, a w przypadku osób powyżej 50. roku życia – 14 dni. Dopiero po tym okresie obowiązek wypłaty świadczenia przejmuje ZUS.

Resort proponuje likwidację tego etapu. Po zmianie zasiłek byłby wypłacany w całości przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych – bez względu na długość zwolnienia. Rozwiązanie to miałoby uprościć system oraz ograniczyć formalności i koszty po stronie pracodawców.

Korzyści dla firm i pracowników

Główną zaletą planowanej reformy jest odciążenie przedsiębiorców z kosztów związanych z krótkotrwałą nieobecnością pracowników. Dla wielu firm, szczególnie z sektora MŚP, koszty chorobowego stanowią zauważalne obciążenie budżetu. Przeniesienie wypłat na ZUS mogłoby przynieść realne oszczędności i zmniejszyć presję administracyjną.

Dla pracowników zmiana oznaczałaby większą przejrzystość procesu – jeden organ odpowiedzialny za wypłatę świadczenia i jednolita ścieżka formalna. To także mniej zależności od wewnętrznych procedur firmy i potencjalnie szybszy dostęp do środków.

Niepewność co do wysokości świadczenia

Choć plan reformy przewiduje przeniesienie wypłat do ZUS, nie ma obecnie pewności, że wysokość zasiłku ulegnie zmianie. Obowiązująca dziś stawka to 80 proc. podstawy wynagrodzenia. Jeśli nowe przepisy nie wprowadzą wyższego progu, część pracowników może odczuć różnicę – szczególnie jeśli obecnie firmy decydują się na wypłatę 100 proc. wynagrodzenia w pierwszych dniach nieobecności.

Więcej kontroli po stronie ZUS

Planowana reforma przewiduje również wzmocnienie systemu kontroli. ZUS miałby otrzymać nowe narzędzia, pozwalające m.in. na dokładniejszą analizę zasadności zwolnień wystawianych podczas teleporad czy automatyczne blokowanie wypłat w przypadku podejrzenia nadużyć. To odpowiedź na obawy dotyczące możliwego wzrostu liczby tzw. „lewych L4”.

Na jakim etapie są prace?

Projekt zmian został skierowany do Komitetu Ekonomicznego Rady Ministrów. Nie podano jeszcze konkretnej daty ich wejścia w życie – wiele zależy od tempa prac legislacyjnych oraz analizy skutków finansowych dla budżetu. Wg Ministerstwa możliwe, że zmiany wejdą w życie już w 2026 roku. Szacuje się, że koszt reformy może wynieść kilkanaście miliardów złotych rocznie.

Co to oznacza dla użytkowników eSZOK?

Jeśli zmiany wejdą w życie, konieczne będzie dostosowanie narzędzi kadrowo-płacowych do nowego modelu obsługi zwolnień. System eSZOK również będzie musiał uwzględniać te procesy, szczególnie w zakresie automatyzacji zgłoszeń, rozliczeń oraz kontroli poprawności danych.

Już teraz analizujemy możliwe scenariusze i będziemy przygotowani, by odpowiednio zareagować. O wszelkich zmianach prawnych wpływających na działanie systemu eSZOK poinformujemy naszych klientów na bieżąco.

Ulepszenia w Pulpicie Klienta

• Nowe sekcje administracyjne: dodaliśmy trzy nowe zakładki – Członkowie rodziny, E-teczka oraz Kwitki wypłat, dostępne z poziomu administracyjnego, które poszerzają zakres obsługiwanych danych.
• Rozszerzony podgląd danych: wprowadzono możliwość przeglądania raportów kasa/bank z poziomu Biura Rachunkowego
• Kolorystyczne oznaczenia archiwalnych pracowników i operatorów – dzięki czerwonym znacznikom łatwiej zarządzać aktywnością użytkowników.
• Lepsza nawigacja: nowe MENU użytkownika zostało przeniesione na lewą stronę ekranu, a dodatkowo dodano opcję wyszukiwania.
• Więcej możliwości w ustawieniach firmy: rozbudowano parametry konfiguracyjne procesu akceptacji oraz wprowadzono pole do blokady wstecznego wprowadzania obecności i nieobecności.
• Makra i automatyzacja: nowe makra wspierające zamknięcie miesiąca i dodanie makra „Data wypłaty” do szablonów Rachunków do umowy zlecenia.
• Nowe analizy i widoki: analiza RCP (Nie)obecności w Pulpicie Klienta Plus oraz możliwość edycji numeru raportu kasa/bank.
• Nowe możliwości formularzy: tworzenie grup i nowych typów procedur w module Interaktywne Formularze, a także wysyłka linku formularza bezpośrednio na maila.

Rozwój modułu Strefa Pracownika

• Sekcja Kwitki wypłat została dodana również do Strefy Pracownika, co ułatwia szybki dostęp do dokumentów wynagrodzeń.

Nowości w fakturowaniu i dokumentach

• Konfiguracja widoku cen przy wystawianiu faktur sprzedażowych pozwala na lepsze dopasowanie do potrzeb klienta.
• Zawijane sekcje w słownikach kontrahentów i produktów – nowe, bardziej przejrzyste zarządzanie pozycjami.
• Nowe schematy importu paczek przelewów do banków, m.in. ING, ZUS i US.
• Tryb ciemny w czacie – dla większego komfortu pracy w różnych warunkach oświetleniowych.
• Filtrowanie pracowników według statusu bazy danych (aktywna/archiwalna).
• Nowe makro pokazujące powiązane dokumenty na fakturze.
• Nowy widok kafelkowy w dokumentach zakupu i sprzedaży – szybki dostęp i lepsza prezentacja danych.

Usprawnienia w module Kancelaria

• Nowe parametry, które umożliwiają m.in. wybór wielu stawek VAT, dodawanie dokumentów po określonej dacie miesiąca czy rozpoznanie kontrahenta po kraju.
• Możliwość przechodzenia między dokumentami za pomocą strzałek.
• Kalkulator w kolumnach dokumentu i nowa opcja filtrowania płatników.
• Oznaczenia anulowanych dokumentów oraz kontrahentów w bazie – teraz jeszcze bardziej czytelne.
• Możliwość usunięcia baz danych bezpośrednio z poziomu Kancelarii.

Optymalizacje w module OCR

• Dodano możliwość czyszczenia logów OCR od wskazanej daty – dla lepszej wydajności i porządku w systemie.

Zarządzanie biurem i rozliczenia

• Seryjne dodawanie obowiązków z listy kontrahentów to ogromna oszczędność czasu.
• Możliwość zawieszenia umowy z klientem oraz dodawanie obowiązków bez wskazania wykonawcy.
• Dodatkowe komunikaty o statusach operacji – teraz łatwiej monitorować realizację zadań.

Dlaczego warto zaktualizować eSZOK?

Nowa wersja systemu to nie tylko zgodność z najnowszą Comarch ERP Optima 2025.5, ale także:

• więcej automatyzacji i inteligentnych funkcji
• lepsza organizacja pracy w Pulpicie Klienta i Kancelarii,
• usprawnione zarządzanie dokumentacją i obowiązkami,
• większy komfort pracy dzięki lepszej nawigacji i czytelniejszym widokom.

Otrzymałeś Newsletter to zapoznaj się ze wszystkimi wprowadzonymi zmianami oraz zaktualizuj eSZOK już dziś i wykorzystaj nowe możliwości w swojej firmie!

W każdej sekcji systemu, na górnej belce, znajdziesz ikonę beretu 🎓. To nie jest tylko ozdoba – to Twoje bezpośrednie przejście do naszej bazy wiedzy wideo. Po kliknięciu zostajesz przeniesiony na nasz kanał YouTube, gdzie czeka na Ciebie ponad 60 filmów instruktażowych, stworzonych z myślą o użytkownikach takich jak Ty.

Dlaczego warto z nich korzystać?

Uczysz się dokładnie wtedy, gdy potrzebujesz

Jesteś w danej sekcji systemu, klikasz biret i masz pod ręką wideo, które tłumaczy funkcję krok po kroku. Bez szukania, bez frustracji.

Forma wideo to szybka i przystępna nauka

Zamiast czytać instrukcje czy dzwonić na infolinię, wystarczy kilka minut filmu. Wszystko pokazane na ekranie, z komentarzem i konkretnymi przykładami.

Warto wracać do tych treści

System się rozwija, ale i my jako użytkownicy potrzebujemy czasem przypomnieć sobie rzadziej używane funkcje. Te filmy to nie tylko wprowadzenie, ale też świetne „odświeżenie pamięci”.

Świetne wsparcie przy wdrażaniu nowych pracowników

Zamiast tłumaczyć wszystko od zera, możesz po prostu pokazać odpowiedni film. Oszczędzasz czas, a nowa osoba ma jasny i uporządkowany start.

Gdzie to znaleźć?

Wystarczy, że jesteś zalogowany do Pulpitu Klienta. Wchodzisz w dowolną sekcję – na górze ekranu zobaczysz ikonę biretu. Klikasz i już – jesteś na naszym kanale YouTube, gdzie czeka cała playlista: Zobacz wszystkie wideo-instrukcje

Zachęcamy, by z tych materiałów korzystać regularnie – to nie tylko wsparcie na „czarną godzinę”, ale realna pomoc w codziennej pracy z systemem. Bo im lepiej znamy narzędzie, z którego korzystamy, tym więcej z niego wyciągamy.

Pulpit Klienta to nie tylko funkcje – to też wiedza, która działa!

Jak zmienić tryb pulpitu w eSZOK?

Przełączenie się między trybem jasnym a ciemnym w eSZOK jest szybkie i wygodne. Wystarczy spojrzeć na górny pasek pulpitu klienta, gdzie po prawej stronie znajdziesz ikony odpowiadające za zmianę wyglądu interfejsu:

• Kliknij ikonę księżyca (🌙), aby przejść na tryb ciemny – polecany do pracy wieczorem, nocą lub w ciemnych pomieszczeniach.
• Kliknij ikonę słońca (☀️), aby aktywować tryb jasny – idealny do pracy w dzień lub w dobrze oświetlonym otoczeniu.

System zapamiętuje Twój wybór, dzięki czemu przy kolejnych logowaniach interfejs będzie wyglądał dokładnie tak, jak lubisz.

Dlaczego warto korzystać z trybu ciemnego?

Tryb ciemny to rozwiązanie, które zyskało popularność nie tylko w aplikacjach mobilnych, ale również w profesjonalnych systemach B2B. Dlaczego użytkownicy tak chętnie sięgają po ciemny motyw? Oto kilka powodów, potwierdzonych także badaniami UX:

Mniejsze zmęczenie wzroku

Dla wielu użytkowników ciemny tryb jest po prostu bardziej komfortowy. Ciemne tło z jasnymi elementami interfejsu mniej razi w oczy, szczególnie w godzinach wieczornych.

Lepszy kontrast i skupienie

Elementy interfejsu w trybie ciemnym są bardziej wyraziste, a użytkownik skupia się na kluczowych treściach. To szczególnie przydatne podczas przeglądania dokumentów, odczytywania danych czy wypełniania formularzy.

Nowoczesny, elegancki wygląd

Estetyka również ma znaczenie – wielu użytkowników postrzega tryb ciemny jako bardziej zaawansowany i profesjonalny. To niewielka zmiana, która potrafi znacząco podnieść subiektywne odczucia jakości systemu.

Oszczędność energii

Na urządzeniach z ekranami OLED tryb ciemny zużywa mniej energii, ponieważ ciemne piksele wymagają mniej mocy. Choć różnice nie są spektakularne, dla użytkowników pracujących mobilnie na laptopach może to mieć znaczenie.

Kiedy warto wybrać tryb jasny?

Tryb jasny to klasyczne, dobrze znane rozwiązanie, które nadal pozostaje domyślnym wyborem wielu użytkowników – i słusznie. Oferuje bowiem konkretne korzyści:

Lepsza czytelność w jasnym otoczeniu

W ciągu dnia, w biurze, przy świetle dziennym czy sztucznym – jasny interfejs sprawdza się idealnie. Nie odbija światła i pozwala na komfortowe korzystanie z aplikacji bez mrużenia oczu.

Znajomość i przewidywalność

Większość stron internetowych i programów przez lata była projektowana z jasnym tłem – dla wielu osób to środowisko pracy, które znają i rozumieją. Dzięki temu czują się w nim pewnie i bezpiecznie.

Naturalne odwzorowanie dokumentów

Jasne tło przypomina wygląd papieru, co ułatwia czytanie, przeglądanie faktur, ofert czy zestawień w bardziej naturalny sposób.

Spójność z dokumentami biurowymi

W przypadku integracji z plikami PDF, Excel czy Word, jasny tryb wygląda spójnie i nie powoduje „przeskoku wrażeniowego” między systemem a dokumentami.

Dostosuj eSZOK do siebie – nie odwrotnie

eSZOK to system, który rośnie razem z potrzebami użytkowników. Personalizacja wyglądu pulpitu to tylko jeden z przykładów, jak ułatwiamy codzienną pracę. Dzięki możliwości zmiany trybu wyświetlania możesz korzystać z aplikacji w sposób zgodny z Twoim stylem pracy, porą dnia i preferencjami estetycznymi.

Z punktu widzenia projektowania doświadczeń użytkownika (UX), możliwość wyboru między trybem jasnym a ciemnym:

• zwiększa poczucie kontroli nad systemem,
• redukuje zmęczenie poznawcze, dostosowując interfejs do warunków zewnętrznych,
• poprawia zaangażowanie i satysfakcję użytkownika.

Krótko mówiąc – to mały detal, który robi dużą różnicę.

Jeśli jeszcze nie przetestowałeś obu trybów – zrób to dziś. Kliknij ikonę na górze pulpitu klienta i zobacz, który motyw lepiej odpowiada Twoim oczom i stylowi pracy. Masz wybór – i to Ty decydujesz.

Automatyzacja procesów i robotyzacja zadań

Przyszłość biur rachunkowych nie polega na robieniu tego samego szybciej, ale na robieniu mniej rutynowych czynności. Systemy takie jak eSZOK automatyzują przypomnienia, pobieranie dokumentów, generowanie zestawień. Coraz więcej biur korzysta z RPA (Robotic Process Automation), by np. automatycznie księgować faktury czy synchronizować dane między systemami.

Platformy współpracy z klientem

Zamiast e-maili i telefonów – dedykowane panele klienta, jak w systemie eSZOK. W jednym miejscu: dokumenty, wiadomości, terminy, statusy, historia. Taka platforma to nie fanaberia, tylko wymóg klientów, którzy oczekują wygody i przejrzystości. To również przewaga konkurencyjna, którą warto się chwalić.

Cyberbezpieczeństwo i zgodność z RODO

Nowoczesne technologie wymagają nowoczesnego podejścia do bezpieczeństwa. Hasła, loginy i antywirus już nie wystarczają. W 2025 r. standardem staje się dwuetapowe logowanie, szyfrowanie danych, kontrola uprawnień i regularne backupy. Klienci chcą wiedzieć, że ich dane są bezpieczne. I słusznie.

Sztuczna inteligencja i analiza predykcyjna

To już nie science fiction. AI zaczyna wspierać biura rachunkowe w analizie danych, przewidywaniu kosztów, wychwytywaniu anomalii i wspomaganiu decyzji podatkowych. Choć jeszcze nie zastąpi księgowego, może być jego inteligentnym asystentem.

Mobilność i praca zdalna

Księgowi coraz częściej pracują z domu, a klienci chcą załatwiać sprawy przez smartfona. Systemy muszą być responsywne, intuicyjne i dostępne z każdego miejsca. Kto nie daje takiej możliwości, zostaje z tyłu.

Nie technologia dla technologii, ale dla ludzi

Wszystkie te trendy łączy jedno: nie chodzi o to, że system ma być nowoczesny. Ma być pomocny. Dla księgowego – by nie tonąć w mailach i papierach. Dla klienta – by mieć jasny obraz swojej sytuacji finansowej. Rok 2025 to czas, gdy biura rachunkowe powinny powiedzieć sobie jasno: technologia to nie przyszłość. To konieczność

Cyfryzacja procesów – koniec z tradycyjnymi dokumentami papierowymi

Papierowe dokumenty, ręczne podpisy, przesyłanie faktur mailem – brzmi znajomo? To wszystko nie tylko zajmuje czas, ale również zwiększa ryzyko pomyłek i zagubienia ważnych dokumentów. Dzięki eSZOK możliwa jest pełna cyfryzacja tych procesów. Klienci mogą przekazywać swoje dokumenty przez indywidualne panele dostępowe, bez konieczności wizyt w biurze czy wysyłania plików e-mailem. System automatycznie archiwizuje pliki, nadaje im odpowiedni status, a pracownicy biura mają do nich dostęp w każdym momencie, z dowolnego miejsca.

To nie tylko wygoda, ale też ogromna oszczędność czasu i redukcja kosztów operacyjnych. Klient nie musi już pytać „czy moja faktura dotarła?”, a biuro nie musi drukować, skanować ani sortować papierów. Wszystko jest pod ręką – przejrzyste, bezpieczne i zawsze dostępne.

Zarządzanie dokumentami – porządek, kontrola, szybkość

System eSZOK oferuje rozbudowany, ale niezwykle intuicyjny system zarządzania dokumentacją. Zamiast przeszukiwania skrzynek mailowych czy przekopywania się przez foldery na dysku, pracownicy mają do dyspozycji jedno narzędzie, które umożliwia sortowanie, filtrowanie, opisywanie i przekazywanie dokumentów. Co ważne – wszystkie działania są rejestrowane, dzięki czemu można łatwo sprawdzić, kto i kiedy wykonał daną operację.

Dla klienta oznacza to większą przejrzystość i pewność, że jego dokumenty nie zginą w natłoku spraw. Dla biura – mniej chaosu, lepszą organizację pracy i większą efektywność zespołu. Dokumenty nie są już „przesyłane” – są dostępne od razu, bez potrzeby dodatkowych czynności.

Automatyzacja powiadomień i terminów – mniej telefonów, więcej czasu na zadania

W każdym biurze rachunkowym ogrom czasu pochłaniają działania administracyjne: przypominanie klientom o zbliżających się terminach, proszenie o brakujące faktury, informowanie o zaległościach. eSZOK eliminuje ten problem dzięki automatyzacji. System sam wysyła przypomnienia SMS i e-mail, informuje o nowych dokumentach czy wymaganych działaniach.

Dzięki temu zespół biura może skupić się na tym, co naprawdę istotne – analizie danych, doradztwie, planowaniu podatkowym. Klienci natomiast czują się zaopiekowani, bo nic im nie umyka. Zmniejsza się liczba spóźnień, nieporozumień i sytuacji „awaryjnych”.

Bezpieczeństwo danych i zgodność z przepisami – RODO i więcej

Nie da się mówić o cyfryzacji bez tematu bezpieczeństwa danych. System eSZOK został zaprojektowany z myślą o najwyższych standardach ochrony danych osobowych i finansowych. Wszystkie transmisje są szyfrowane, dostęp do paneli chroniony hasłem i mechanizmami uwierzytelniania, a serwery spełniają wymogi RODO.

To wszystko sprawia, że zarówno biuro, jak i jego klienci mogą być spokojni. Dokumenty nie trafią w niepowołane ręce, a dostęp do historii działań pozwala na pełną kontrolę. W czasach, gdy cyberbezpieczeństwo to nie luksus, ale obowiązek – eSZOK jest narzędziem, które daje realną ochronę.

Przykład z życia: jak to działa w praktyce?

Wyobraźmy sobie małe biuro rachunkowe obsługujące kilkudziesięciu klientów z sektora MŚP. Codziennie wpływa kilkadziesiąt faktur, zapytań i próśb. Przed wdrożeniem eSZOK wszystko odbywało się przez e-mail, telefony i fizyczne przekazywanie dokumentów. Po wdrożeniu systemu:

• klienci sami wrzucają dokumenty do systemu,
• automatyczne powiadomienia przypominają o terminach,
• księgowi widzą w czasie rzeczywistym, które dokumenty zostały już przesłane,
• archiwizacja odbywa się automatycznie,
• klient widzi, na jakim etapie jest jego sprawa.

To zmienia wszystko – obsługa jest szybsza, sprawniejsza i bardziej profesjonalna.

Cyfryzacja to nie trend, to konieczność

System eSZOK nie tylko wspiera codzienną obsługę klientów – on ją rewolucjonizuje. Dzięki digitalizacji dokumentów, automatyzacji przypomnień i bezpieczeństwu na najwyższym poziomie, biuro rachunkowe może działać nowocześnie, sprawnie i zgodnie z wymaganiami rynku.

Jeśli chcesz, by Twoje biuro wyróżniało się jakością obsługi i efektywnością – czas na eSZOK.

Już dziś sprawdź, jak eSZOK może wspomóc Twoje biuro rachunkowe: www.eszok.pl.

Funkcjonalność sekcji „Zadania (czat)”

Sekcja „Zadania (czat)” w Pulpicie Klienta to doskonałe narzędzie do zarządzania komunikacją z klientami w czasie rzeczywistym. Użytkownicy mogą prowadzić bezpośrednią rozmowę z biurem rachunkowym, przekazując wszelkie informacje dotyczące spraw finansowych, rozliczeń podatkowych czy innych kwestii związanych z dokumentacją.

Do najważniejszych funkcji sekcji należą:

1. Wysyłanie wiadomości tekstowych – Klient oraz pracownicy biura rachunkowego mogą wymieniać się wiadomościami tekstowymi, co pozwala na szybkie rozwiązanie problemów, uzyskanie informacji czy omówienie szczegółów dotyczących dokumentów i rozliczeń.
2. Przesyłanie załączników – W ramach czatu możliwe jest przesyłanie różnego rodzaju załączników, takich jak faktury, deklaracje, umowy czy inne dokumenty. Dzięki temu obieg dokumentów w firmie staje się bardziej sprawny, a wszystkie materiały są w jednym miejscu, co ułatwia dostęp do nich.
3. Zarządzanie zadaniami – System umożliwia tworzenie zadań i przypisanie ich do konkretnych użytkowników. W ten sposób każda strona (klient i biuro rachunkowe) ma pełną kontrolę nad tym, które zadania zostały wykonane, a które są jeszcze w trakcie realizacji.
4. Historia rozmów – Sekcja „Zadania (czat)” przechowuje pełną historię rozmów, dzięki czemu użytkownicy mogą wrócić do wcześniejszych wiadomości i załączników, co jest niezwykle przydatne przy przeglądaniu wcześniejszych ustaleń czy rozliczeń.

Korzyści z wykorzystania sekcji „Zadania (czat)”

1. Szybka komunikacja – Dzięki czatowi, komunikacja pomiędzy klientem a biurem rachunkowym staje się bardziej bezpośrednia i natychmiastowa. W ten sposób można szybko rozwiązywać problemy, wymieniać informacje i podejmować decyzje, bez potrzeby oczekiwania na odpowiedzi mailowe czy tradycyjną korespondencję.
2. Wygodne przesyłanie dokumentów – Załączniki wysyłane za pośrednictwem czatu pozwalają na łatwe dzielenie się plikami bez konieczności korzystania z dodatkowych platform czy aplikacji do przesyłania dokumentów. Wszystkie materiały związane z danym zadaniem są w jednym miejscu, co ułatwia ich późniejsze przeglądanie i archiwizowanie.
3. Zwiększenie efektywności pracy – Sekcja „Zadania (czat)” pozwala na lepsze zarządzanie przepływem informacji i dokumentów, co z kolei przyspiesza procesy obsługi klienta. Zadania mogą być przypisywane do konkretnych osób, co pozwala na lepszą organizację pracy i monitorowanie postępu realizacji poszczególnych spraw.
4. Bezpieczeństwo danych – Wysyłanie wiadomości i załączników przez czat w systemie eSZOK odbywa się w bezpieczny sposób, co zapewnia ochronę wrażliwych informacji finansowych i podatkowych. Cała komunikacja jest chroniona zgodnie z obowiązującymi standardami bezpieczeństwa, co daje obu stronom pewność, że dane są przechowywane w sposób bezpieczny.

Jak działa sekcja „Zadania (czat)” w Pulpicie Klienta?

Aby skorzystać z funkcji czatu, użytkownicy Pulpitu Klienta muszą po prostu otworzyć odpowiednią sekcję w menu nawigacyjnym. Następnie mogą rozpocząć nową rozmowę lub kontynuować już rozpoczęte zadanie. W przypadku konieczności przesłania załącznika, użytkownik może załączyć pliki bezpośrednio w oknie czatu, co eliminuje konieczność korzystania z osobnych platform do wymiany dokumentów.

Korzyści dla biura rachunkowego

1. Lepsza organizacja pracy – Dzięki funkcji przypisywania zadań i przypomnień o nich, biura rachunkowe mogą skuteczniej zarządzać procesami obsługi klientów i dokumentów. Każde zadanie jest jasno określone, co zmniejsza ryzyko przeoczeń i opóźnień.
2. Profesjonalna obsługa klientów – Czat umożliwia biurom rachunkowym błyskawiczną odpowiedź na zapytania klientów, co zwiększa ich zadowolenie z usług. Klienci doceniają szybki dostęp do informacji oraz możliwość łatwego przesyłania dokumentów w ramach jednej platformy.
3. Oszczędność czasu – Eliminacja konieczności korzystania z różnych narzędzi do komunikacji i przesyłania dokumentów pozwala zaoszczędzić czas zarówno biurom rachunkowym, jak i ich klientom. Wszystkie istotne informacje i materiały są dostępne w jednym miejscu, co zwiększa efektywność codziennej pracy.

Podsumowanie

Sekcja „Zadania (czat)” w Pulpicie Klienta to doskonałe narzędzie wspierające komunikację między biurem rachunkowym a jego klientami. Dzięki temu narzędziu, wymiana informacji, dokumentów oraz zarządzanie zadaniami staje się prostsze, szybsze i bardziej efektywne. To funkcjonalność, która podnosi jakość obsługi, zwiększa bezpieczeństwo danych i usprawnia procesy związane z codzienną współpracą.

Funkcja automatycznego tłumaczenia w Pulpicie Klienta

Pulpit Klienta oferuje unikalną funkcję tłumaczenia treści systemu na 30 języków obcych, umożliwiając łatwą i szybka adaptację platformy do różnych rynków. Dzięki integracji z narzędziem tłumaczeniowym, użytkownicy mogą automatycznie przekładać całą zawartość strony na wybrany język, co jest niezwykle pomocne w przypadku współpracy z klientami zagranicznymi.

Zalety automatycznego tłumaczenia

1. Dostępność w wielu językach – Dzięki automatycznemu tłumaczeniu na 30 języków, użytkownicy systemu mogą dostosować Pulpit Klienta do swoich potrzeb, korzystając z platformy w języku, który najlepiej odpowiada ich wymaganiom. Funkcja ta jest idealna dla firm współpracujących z klientami z różnych krajów.
2. Łatwość w zarządzaniu międzynarodową obsługą – Biura rachunkowe, które obsługują klientów z różnych krajów, mogą korzystać z systemu w języku obcym, co zapewnia płynniejszą i bardziej efektywną komunikację. Tłumaczenie treści pozwala uniknąć nieporozumień i błędów wynikających z różnic językowych.
3. Oszczędność czasu – Automatyczne tłumaczenie za pomocą narzędzi takich jak Google Translator pozwala zaoszczędzić czas, który normalnie trzeba by poświęcić na ręczne tłumaczenie treści. Użytkownicy mogą natychmiast uzyskać tłumaczenie dokumentów, faktur i innych danych.
4. Kompleksowe wsparcie dla globalnych firm – W przypadku biur rachunkowych obsługujących dużą liczbę zagranicznych klientów, możliwość automatycznego tłumaczenia jest kluczowa. Ułatwia to zrozumienie raportów finansowych, faktur czy deklaracji podatkowych, które muszą być zgodne z lokalnymi wymaganiami prawnymi.

Jak działa funkcja tłumaczenia?

Funkcja automatycznego tłumaczenia jest bardzo łatwa w obsłudze. Aby przetłumaczyć treść na wybrany język, użytkownik musi jedynie kliknąć ikonę tłumaczenia, która pojawia się w górnym pasku menu Pulpitu Klienta. Po kliknięciu, system wyświetli listę dostępnych języków, a użytkownik może wybrać ten, który najlepiej odpowiada jego potrzebom.

Tłumaczenie odbywa się automatycznie i obejmuje wszystkie teksty wyświetlane w systemie, takie jak instrukcje, powiadomienia, dane finansowe czy opisy dokumentów. Dzięki temu biura rachunkowe mogą szybko i łatwo dostosować system do potrzeb międzynarodowych klientów.

Korzyści dla biura rachunkowego

• Zwiększenie efektywności pracy – Biura rachunkowe obsługujące zagranicznych klientów zyskują narzędzie, które pozwala na szybkie tłumaczenie dokumentów bez potrzeby angażowania tłumaczy zewnętrznych. Dzięki temu cały proces staje się bardziej efektywny i oszczędza czas.
• Lepsza obsługa międzynarodowych klientów – Automatyczne tłumaczenie pomaga zapewnić lepszą jakość obsługi, umożliwiając klientom zagranicznym pełne zrozumienie dokumentów finansowych, deklaracji czy faktur, co z kolei wpływa na pozytywne doświadczenie współpracy.
• Profesjonalizm i wszechstronność – Dzięki wsparciu wielu języków, biuro rachunkowe może działać na rynku międzynarodowym z większym poczuciem profesjonalizmu. Tłumaczenie dokumentów na język klienta sprawia, że współpraca staje się prostsza, a biuro rachunkowe nabiera większej elastyczności w zarządzaniu międzynarodowymi zleceniami.

Podsumowanie

Funkcja automatycznego tłumaczenia w Pulpicie Klienta to doskonałe narzędzie dla biur rachunkowych obsługujących międzynarodowych klientów. Dzięki możliwości tłumaczenia treści na 30 języków, system staje się bardziej dostępny i przyjazny dla użytkowników z różnych krajów. To innowacyjne rozwiązanie pozwala na łatwą i efektywną obsługę klientów zagranicznych, zwiększając komfort pracy i komunikacji. Biura rachunkowe, które korzystają z tej funkcji, mogą liczyć na szybsze i bardziej płynne zarządzanie międzynarodowymi obowiązkami podatkowymi i finansowymi.

Czym jest integracja z Przelewy24?

Integracja Pulpitu Klienta z Przelewy24 pozwala na bezpośrednie połączenie systemu zarządzania dokumentami i płatnościami z platformą umożliwiającą przeprowadzanie transakcji online. Dzięki tej funkcji, biura rachunkowe mogą umożliwić swoim klientom szybkie opłacanie faktur, deklaracji i innych dokumentów, co oszczędza czas i eliminuje potrzebę ręcznego wprowadzania danych płatności.

Korzyści z integracji Pulpitu Klienta z Przelewy24

1. Bezproblemowe płatności online – Dzięki integracji z Przelewy24, użytkownicy Pulpitu Klienta mogą w prosty sposób realizować płatności bezpośrednio ze swojego konta. Klient biura rachunkowego nie musi opuszczać systemu, aby dokonać przelewu. Cały proces odbywa się w obrębie jednej platformy, co zwiększa wygodę i oszczędza czas.
2. Szeroki wybór metod płatności – Przelewy24 to jeden z najpopularniejszych systemów płatniczych w Polsce, oferujący szeroki wybór metod płatności, takich jak przelewy bankowe, płatności kartą kredytową, BLIK, a także płatności ratalne. Dzięki integracji z Przelewy24, klienci biura rachunkowego mogą wybierać najdogodniejszą dla siebie metodę płatności, co zwiększa komfort i zadowolenie z usług biura.
3. Automatyczne księgowanie płatności – Integracja z Przelewy24 umożliwia automatyczne księgowanie płatności w systemie eSZOK BR. Po dokonaniu płatności, system automatycznie przypisuje ją do odpowiedniej faktury lub dokumentu, co eliminuje konieczność ręcznego wprowadzania danych płatności i zmniejsza ryzyko błędów.
4. Bezpieczeństwo transakcji – Platforma Przelewy24 zapewnia wysoki poziom bezpieczeństwa transakcji, wykorzystując szyfrowanie SSL oraz inne technologie ochrony danych. Dzięki temu biura rachunkowe mogą mieć pewność, że wszystkie płatności dokonywane przez ich klientów są bezpieczne i zgodne z obowiązującymi regulacjami.
5. Śledzenie statusu płatności – Dzięki integracji, biura rachunkowe mają pełną kontrolę nad statusem płatności. Mogą na bieżąco śledzić, które faktury zostały opłacone, a które oczekują na zapłatę. Tego typu funkcjonalność pozwala na łatwiejsze zarządzanie rozrachunkami i zapewnia szybszą reakcję w przypadku opóźnionych płatności.

Jak działa integracja z Przelewy24 w Pulpicie Klienta?

Integracja Pulpitu Klienta z Przelewy24 jest łatwa do skonfigurowania. Biuro rachunkowe musi jedynie połączyć swój system z platformą Przelewy24, co można zrobić za pomocą prostych ustawień w panelu administracyjnym systemu eSZOK BR. Po zakończeniu procesu konfiguracji, użytkownicy Pulpitu Klienta będą mogli oferować swoim klientom wygodne opcje płatności online.>

Korzyści dla biura rachunkowego

1. Zwiększenie efektywności – Automatyczne księgowanie płatności oraz łatwe śledzenie statusu transakcji pozwala biurom rachunkowym zaoszczędzić czas, który wcześniej musieli poświęcać na ręczne wprowadzanie danych płatności.
2. Profesjonalna obsługa klientów – Oferowanie szybkich i bezpiecznych metod płatności online to atut, który poprawia jakość obsługi klienta. Klienci docenią możliwość dokonywania płatności w prosty sposób, co zwiększa ich satysfakcję z usług biura rachunkowego.
3. Zmniejszenie liczby opóźnionych płatności – Szybki dostęp do płatności online zwiększa szanse na terminowe uregulowanie zobowiązań przez klientów. Ponadto, automatyczne przypomnienia o płatnościach pomagają zminimalizować liczbę opóźnionych transakcji.

Podsumowanie

Integracja Pulpitu Klienta z Przelewy24 to funkcjonalność, która znacząco poprawia komfort pracy biur rachunkowych oraz ich klientów. Dzięki niej biura rachunkowe mogą oferować szybkie, bezpieczne i wygodne metody płatności, co zwiększa efektywność ich pracy i zadowolenie klientów. Integracja z Przelewy24 to rozwiązanie, które z pewnością przyniesie korzyści zarówno w zakresie płatności, jak i w obiegu dokumentów finansowych.

Funkcjonalność systemu ogłoszeń

System ogłoszeń w eSZOK pozwala biurom rachunkowym na łatwe dodawanie informacji, które mogą być ważne zarówno dla pracowników, jak i dla klientów biura. Te ogłoszenia mogą dotyczyć szerokiego zakresu spraw, takich jak:

1. Terminy rozliczeń – Biura rachunkowe mogą informować swoich klientów o nadchodzących terminach składania deklaracji podatkowych, płatności VAT czy PIT. Dzięki temu klienci nie muszą obawiać się, że zapomną o obowiązkach podatkowych.
2. Zmiany w przepisach – Wszelkie zmiany w przepisach dotyczących podatków, ubezpieczeń społecznych czy innych regulacji prawnych mogą być natychmiastowo przekazywane przez biuro rachunkowe. W ten sposób klienci są na bieżąco z najnowszymi wymaganiami prawnymi.
3. Ważne wydarzenia w firmie – Ogłoszenia mogą również dotyczyć ważnych wydarzeń w firmie, takich jak terminy spotkań z klientami, audyty, kontrole czy inne wydarzenia wymagające uwagi.
4. Okresy rozliczeniowe – Biura rachunkowe mogą również informować swoich klientów o zbliżających się okresach rozliczeniowych, aby ci mogli przygotować odpowiednią dokumentację na czas.

Zalety systemu ogłoszeń

1. Przypomnienia o ważnych terminach – System ogłoszeń automatycznie przypomina o nadchodzących terminach i zobowiązaniach. Dzięki temu klienci oraz pracownicy biura rachunkowego mogą uniknąć zapomnienia o istotnych datach.
2. Scentralizowane miejsce dla informacji – Wszystkie ogłoszenia dotyczące firmy i obowiązków są zgromadzone w jednym miejscu, co ułatwia dostęp do kluczowych informacji. Pracownicy biura rachunkowego i klienci nie muszą szukać różnych informacji w różnych dokumentach czy mailach – wszystko jest dostępne w systemie.
3. Zwiększona komunikacja – Dzięki systemowi ogłoszeń biuro rachunkowe może efektywnie komunikować się z klientami, informując ich na bieżąco o nowych obowiązkach, zmianach w przepisach czy innych istotnych kwestiach. To pomaga budować zaufanie i profesjonalizm w relacjach z klientami.
4. Elastyczność i personalizacja – Ogłoszenia mogą być dostosowywane do potrzeb biura rachunkowego. Użytkownicy mają możliwość dodawania ogłoszeń w różnych formach (np. tekstowych, z załącznikami), a także określania, do kogo powinny być skierowane (np. do wszystkich klientów lub tylko do wybranych firm).

Korzyści z wykorzystania systemu ogłoszeń

Wykorzystanie systemu ogłoszeń w biurach rachunkowych wiąże się z wieloma korzyściami:

1. Lepsza organizacja pracy – Dzięki automatycznym przypomnieniom o terminach i obowiązkach, biuro rachunkowe może pracować bardziej efektywnie, unikając opóźnień i pomyłek.
2. Zwiększona odpowiedzialność i rzetelność – Klienci biura rachunkowego czują się bardziej pewni, wiedząc, że biuro dba o każdy szczegół związany z ich obowiązkami podatkowymi i prawnymi. To również wzmocnienie wizerunku biura jako rzetelnego partnera.
3. Zmniejszenie ryzyka błędów – Automatyczne powiadomienia o ważnych terminach oraz stały dostęp do ogłoszeń pozwala zminimalizować ryzyko zapomnienia o obowiązkach lub pominięcia kluczowych dat.

Podsumowanie

System ogłoszeń w eSZOK BR to niezwykle pomocne narzędzie, które ułatwia biurom rachunkowym organizację pracy oraz zarządzanie terminami i obowiązkami. Dzięki tej funkcji, wszystkie ważne informacje są dostępne w jednym miejscu, a klienci oraz pracownicy biura mogą mieć pewność, że nie zapomną o żadnym istotnym obowiązku. To narzędzie, które zdecydowanie podnosi efektywność i jakość usług świadczonych przez biura rachunkowe.

Rodzaje analiz dostępnych w systemie eSZOK

System eSZOK oferuje szereg analiz, które obejmują różne aspekty działalności firmy, od obiegu dokumentów po szczegółowe raporty finansowe. Oto niektóre z najistotniejszych analiz:

1. Analiza wieku należności i zobowiązań – Jedną z najważniejszych funkcji jest analiza wieku należności i zobowiązań. Umożliwia ona monitorowanie terminów płatności od kontrahentów oraz zapobiega powstawaniu opóźnień w regulowaniu zobowiązań. Dzięki tej funkcji, przedsiębiorcy mogą na bieżąco śledzić, które faktury są przeterminowane, co pozwala na szybsze reagowanie i podejmowanie działań windykacyjnych.
2. Analiza obrotów według towarów – System umożliwia szczegółową analizę obrotów na poziomie poszczególnych towarów. Tego typu analiza pozwala na identyfikowanie najlepiej sprzedających się produktów oraz tych, które nie cieszą się zainteresowaniem. Dzięki temu firma może optymalizować swój asortyment, eliminując produkty, które nie przynoszą zysków.
3. Analiza obrotów według kontrahentów – Dzięki tej analizie użytkownicy mogą monitorować, jak duży obrót generują poszczególni kontrahenci. To świetne narzędzie do oceny efektywności współpracy z danym partnerem oraz do identyfikacji najlepszych źródeł przychodu. Umożliwia to także lepsze planowanie negocjacji warunków współpracy w przyszłości.
4. Analiza sprzedaży w czasie – Funkcja analizy sprzedaży w czasie pozwala na śledzenie trendów sprzedaży w różnych okresach. Dzięki tej funkcji użytkownicy mogą zauważyć sezonowe wahania popytu, które umożliwiają lepsze prognozowanie zapotrzebowania na produkty i usługi. To narzędzie jest szczególnie przydatne w planowaniu strategii sprzedaży i promocji.
5. Analiza nieobecności pracowników – Dla firm, które zarządzają dużą liczbą pracowników, analiza nieobecności jest niezwykle istotna. System eSZOK pozwala na śledzenie dni wolnych, urlopów czy innych nieobecności, co ułatwia zarządzanie kadrami. Daje to również pełny wgląd w absencję, co pomaga w planowaniu rekrutacji i zarządzaniu zespołem.
6. Analiza limitów urlopowych pracowników – Z kolei analiza limitów urlopowych pozwala na monitorowanie, które dni urlopowe zostały wykorzystane przez pracowników oraz ile jeszcze pozostało do wykorzystania. To narzędzie wspiera planowanie urlopów oraz zapobiega nieporozumieniom związanym z wykorzystaniem dni wolnych.
7. Mapa Polski z danymi geograficznymi – Funkcja mapy Polski, dostępna w wersji Pulpit Klienta PLUS, pozwala na wizualizację danych geograficznych związanych z firmą. Dzięki tej funkcji użytkownicy mogą łatwo zobaczyć rozkład geograficzny swoich kontrahentów czy punktów sprzedaży, co pomaga w optymalizacji strategii marketingowych i sprzedażowych na poszczególnych rynkach.

Korzyści z wykorzystania analiz w codziennej pracy

Analizy dostępne w systemie eSZOK oferują użytkownikom wiele korzyści, które przekładają się na efektywność ich codziennej pracy:

1. Optymalizacja procesów biznesowych – Analiza danych umożliwia szybkie wykrycie obszarów wymagających optymalizacji, co pozwala na zwiększenie rentowności firmy. Na przykład, analiza obrotów pozwala na szybsze reagowanie na zmieniające się preferencje klientów, co prowadzi do lepszego dopasowania oferty do rynku.
2. Zwiększenie kontrolowania płynności finansowej – Analiza wieku należności i zobowiązań pomaga w utrzymaniu płynności finansowej firmy. Dzięki bieżącemu monitorowaniu zaległości, przedsiębiorcy mogą uniknąć problemów z niewypłacalnością.
3. Zwiększenie efektywności kadrowej – Monitorowanie nieobecności i limitów urlopowych pracowników pozwala na lepsze zarządzanie zespołem i unikanie problemów związanych z absencjami. Tego typu analiza jest również pomocna w planowaniu potrzeb kadrowych.
4. Lepsze prognozowanie i planowanie – Funkcje analizy sprzedaży w czasie oraz analizy obrotów według kontrahentów pomagają w dokładniejszym prognozowaniu przyszłych wyników firmy, co jest kluczowe w procesie planowania strategicznego.

Podsumowanie

Dzięki szerokiemu wachlarzowi analiz dostępnych w systemie eSZOK BR, firmy mogą zyskać pełną kontrolę nad swoimi procesami biznesowymi, finansami oraz zarządzaniem personelem. Te zaawansowane narzędzia analityczne stanowią niezastąpione wsparcie w codziennej pracy i podejmowaniu decyzji, co pozwala przedsiębiorcom na efektywne zarządzanie każdym aspektem działalności firmy.

Wymogi prawne dotyczące procedur AML

Zgodnie z przepisami, biura rachunkowe muszą spełniać określone standardy w zakresie przeciwdziałania praniu pieniędzy, w tym:

• Wdrożenie procedur wewnętrznych – każda firma musi posiadać formalne zasady dotyczące identyfikacji klientów oraz monitorowania transakcji.
• Szkolenie pracowników – pracownicy biur rachunkowych muszą przejść obowiązkowe szkolenie z zakresu AML, aby umieli rozpoznać potencjalne ryzyko związane z praniem pieniędzy i wiedzieli, jak reagować w przypadku podejrzeń.
• Zgłaszanie podejrzanych transakcji – biura rachunkowe są zobowiązane do zgłaszania wszelkich transakcji, które budzą podejrzenie o pranie pieniędzy lub finansowanie terroryzmu, do odpowiednich organów ścigania.

Funkcje Panelu Startowego

Panel startowy w systemie eSZOK BR to centralne miejsce, w którym użytkownik może na bieżąco monitorować najistotniejsze dane. Do najważniejszych funkcji należy:

1. Podgląd dokumentów – użytkownik ma wgląd w liczbę dodanych dokumentów w określonym okresie (np. w danym miesiącu), co pozwala na szybkie śledzenie postępów w obiegu dokumentów i ich przetwarzaniu.
2. Rozliczenia z biurem rachunkowym – panel umożliwia przeglądanie statusu rozliczeń z biurem rachunkowym, co jest kluczowe dla ścisłej współpracy i monitorowania wykonanych usług.
3. Badania okresowe i umowy cywilnoprawne – na panelu wyświetlane są również informacje o nadchodzących terminach badań okresowych oraz umowach cywilnoprawnych, co pozwala na ich terminowe odnawianie lub podpisywanie.

Personalizacja Panelu

Panel startowy jest w pełni konfigurowalny, co oznacza, że użytkownicy mogą samodzielnie dostosować wyświetlane informacje według własnych potrzeb. Administrator systemu może ustawić, które dane są wyświetlane na pierwszym planie, a które są ukryte. Takie rozwiązanie sprawia, że każda firma może dostosować panel do specyficznych wymagań swojego działania.

Korzyści z Używania Panelu Startowego

1. Efektywność pracy – wszystkie kluczowe informacje dostępne w jednym miejscu znacząco skracają czas potrzebny na wyszukiwanie danych.
2. Kontrola nad terminami – zintegrowane przypomnienia o ważnych datach, takich jak badania okresowe czy ważność umów, pomagają unikać opóźnień w kluczowych zadaniach.
3. Łatwy dostęp do rozliczeń – bieżący podgląd rozliczeń z biurem rachunkowym ułatwia ścisłą współpracę i kontrolowanie stanu finansów firmy.

Podsumowanie

Panel startowy systemu eSZOK BR to narzędzie, które znacząco usprawnia zarządzanie dokumentami i rozliczeniami w firmie. Jego elastyczność oraz możliwość dostosowania do indywidualnych potrzeb użytkownika sprawiają, że staje się on nieocenionym wsparciem w codziennej pracy z dokumentami finansowymi i kadrowymi. Dzięki niemu, przedsiębiorcy mogą skupić się na rozwijaniu swojego biznesu, mając jednocześnie pełną kontrolę nad kluczowymi informacjami.

Wymogi prawne dotyczące procedur AML

Zgodnie z przepisami, biura rachunkowe muszą spełniać określone standardy w zakresie przeciwdziałania praniu pieniędzy, w tym:

• Wdrożenie procedur wewnętrznych – każda firma musi posiadać formalne zasady dotyczące identyfikacji klientów oraz monitorowania transakcji.
• Szkolenie pracowników – pracownicy biur rachunkowych muszą przejść obowiązkowe szkolenie z zakresu AML, aby umieli rozpoznać potencjalne ryzyko związane z praniem pieniędzy i wiedzieli, jak reagować w przypadku podejrzeń.
• Zgłaszanie podejrzanych transakcji – biura rachunkowe są zobowiązane do zgłaszania wszelkich transakcji, które budzą podejrzenie o pranie pieniędzy lub finansowanie terroryzmu, do odpowiednich organów ścigania.

Obowiązki biura rachunkowego w zakresie AML

Każde biuro rachunkowe musi posiadać procedury, które umożliwią zgodne z prawem przeprowadzenie weryfikacji klientów oraz monitorowanie wszelkich działań związanych z transakcjami. Do podstawowych obowiązków należy:

1. Identyfikacja klientów – przed podjęciem współpracy, biuro rachunkowe musi zebrać dane klienta, zwracając szczególną uwagę na osoby, które mogą być związane z ryzykownymi działalnościami.
2. Weryfikacja źródeł finansowania – biuro rachunkowe musi upewnić się, że środki finansowe pochodzą z legalnych źródeł.
3. Monitorowanie transakcji – regularne sprawdzanie transakcji, aby upewnić się, że nie są one podejrzane i nie służą praniu pieniędzy.

Sankcje za brak procedur AML

Brak wdrożenia odpowiednich procedur AML w biurze rachunkowym może skutkować poważnymi konsekwencjami. Organy nadzoru mogą nałożyć sankcje administracyjne na biuro rachunkowe, w tym:

• Grzywny – nałożenie kar finansowych za niedopełnienie obowiązków w zakresie przeciwdziałania praniu pieniędzy.
• Ograniczenie działalności – w przypadku poważnych uchybień możliwe jest czasowe lub stałe zawieszenie działalności biura rachunkowego.
• Odpowiedzialność cywilna i karna – w skrajnych przypadkach pracownicy biura rachunkowego mogą ponieść odpowiedzialność karną za nieprzestrzeganie procedur AML.

Szkolenia z zakresu AML

Szkolenia z zakresu przeciwdziałania praniu pieniędzy są obowiązkowe dla wszystkich pracowników biur rachunkowych. Takie kursy mają na celu:

• Zwiększenie świadomości – szkolenie pracowników biura rachunkowego pozwala na rozpoznanie niebezpiecznych transakcji, które mogą być związane z praniem pieniędzy.
• Zrozumienie przepisów prawnych – pracownicy muszą być świadomi obowiązków prawnych, które ciążą na biurze rachunkowym, aby unikać nieświadomego naruszenia prawa.
• Procedury postępowania – szkolenie zapewnia pracownikom wiedzę na temat tego, jak reagować w przypadku podejrzenia o pranie pieniędzy.

Korzyści z wdrożenia procedur AML

Pomimo tego, że wdrożenie procedur AML wiąże się z dodatkowymi kosztami, jest to inwestycja, która przynosi wiele korzyści. Obejmuje to:

• Bezpieczeństwo prawne – biura rachunkowe, które przestrzegają procedur AML, mogą uniknąć konsekwencji prawnych związanych z nieprzestrzeganiem przepisów.
• Ochrona reputacji – wdrożenie procedur przeciwdziałania praniu pieniędzy wzmacnia wizerunek biura rachunkowego jako profesjonalnej i odpowiedzialnej firmy.
• Zwiększenie zaufania klientów – klienci biur rachunkowych mają większe zaufanie do firm, które przestrzegają standardów antyprania pieniędzy, co może prowadzić do pozyskania nowych zleceń.

Podsumowanie

Wdrożenie procedur AML w biurach rachunkowych jest nie tylko obowiązkiem wynikającym z przepisów prawa, ale także krokiem ku większej odpowiedzialności i profesjonalizmowi. Zwiększenie świadomości w zakresie przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz regularne szkolenie pracowników jest kluczowe dla zapewnienia zgodności z przepisami i uniknięcia poważnych konsekwencji prawnych.

Celem stworzenia KRZ było umożliwienie lepszego kontrolowania stanu zadłużenia w Polsce, zarówno na poziomie osób fizycznych, jak i prawnych. Rejestr ma wspierać procesy wychodzenia z trudnej sytuacji finansowej oraz usprawniać procedury restrukturyzacyjne i upadłościowe. Jest to także narzędzie zwiększające bezpieczeństwo obrotu gospodarczego, ponieważ umożliwia łatwiejsze weryfikowanie stanu finansowego potencjalnych kontrahentów. Dzięki KRZ przedsiębiorcy oraz instytucje finansowe mogą szybko sprawdzić, czy dany podmiot jest obciążony długami, które mogą wpłynąć na jego zdolność do regulowania zobowiązań.

W rejestrze znajdują się dane o osobach fizycznych, firmach i jednostkach organizacyjnych, które uczestniczą w postępowaniach upadłościowych, restrukturyzacyjnych, egzekucyjnych lub które zostały objęte zakazem prowadzenia działalności gospodarczej. Obejmuje to także przypadki, gdy egzekucja sądowa lub administracyjna została umorzona z powodu jej bezskuteczności. W przypadku osób fizycznych, KRZ zawiera także informacje o postępowaniach dotyczących egzekucji alimentów lub innych należności budżetowych, jeżeli dłużnik zalega z płatnościami przez dłuższy czas.

Rejestr zawiera szereg szczegółowych informacji, takich jak imię i nazwisko dłużnika, nazwa firmy, numer NIP, PESEL oraz miejsce zamieszkania lub siedziby firmy. W przypadku osób prowadzących działalność gospodarczą, ujawniane są również dane dotyczące rodzaju postępowania, numeru sprawy oraz sądu prowadzącego postępowanie. Istnieją także informacje o zabezpieczeniu majątku dłużnika, takich jak ustanowienie tymczasowego nadzorcy sądowego lub zarządcy. KRZ zawiera także informacje o wszczęciu postępowania upadłościowego, restrukturyzacyjnego oraz o decyzjach dotyczących planów spłat wierzycieli.

Dzięki temu systemowi możliwe jest szybkie pozyskanie informacji na temat toczących się spraw i sytuacji finansowej danej osoby lub firmy. System jest ogólnodostępny, a dane w nim zawarte można przeglądać za darmo przez Internet. Portal jest intuicyjny i umożliwia łatwe wyszukiwanie dłużników na podstawie takich danych jak imię i nazwisko, nazwa firmy, PESEL, NIP czy sygnatura akt sprawy.

KRZ funkcjonuje na kilku różnych portalach, które są przeznaczone dla różnych grup użytkowników. Pierwszy to Portal Publiczny, dostępny dla każdego, bez konieczności rejestracji. Pozwala on na przeglądanie danych dotyczących dłużników, jednak nie umożliwia składania wniosków czy korespondencji. Drugi to Portal Użytkownika Zarejestrowanego, na którym po rejestracji użytkownik może składać wnioski i przeglądać akta spraw. Dla organów administracji publicznej stworzono Rejestr dla Organów Administracji Publicznej, który pozwala na zamieszczanie informacji o dłużnikach w rejestrze. Czwarty portal to Portal Użytkowników Branżowych, przeznaczony dla nadzorców, syndyków i zarządców, którzy wykonują czynności w postępowaniach upadłościowych i restrukturyzacyjnych.

Warto podkreślić, że Krajowy Rejestr Zadłużonych nie jest tym samym, co Krajowy Rejestr Długów (KRD). KRD to system, który dotyczy osób i firm, które zalegają z płatnościami względem swoich wierzycieli, takich jak banki czy dostawcy usług. KRD skupia się głównie na niezapłaconych kredytach, ratach czy fakturach, natomiast KRZ dotyczy dłużników, wobec których prowadzone są postępowania sądowe, takie jak upadłość, restrukturyzacja czy egzekucja.

Dane zawarte w KRZ mogą być usuwane, ale tylko po upływie określonego czasu od zakończenia postępowania. Zgodnie z ustawą, informacje o dłużniku przestają być publicznie dostępne po 10 latach od zakończenia postępowania lub po trzech latach, jeśli postępowanie zakończyło się zatwierdzeniem układu lub umorzeniem zobowiązań.

KRZ stanowi istotne narzędzie w monitorowaniu sytuacji finansowej dłużników, umożliwiając szybkie i łatwe sprawdzenie, czy dany podmiot figuruje w rejestrze. Z tego systemu korzystają nie tylko przedsiębiorcy i instytucje finansowe, ale również osoby prywatne, które chcą sprawdzić, czy nie znajdują się w rejestrze dłużników. Dzięki Krajowemu Rejestrowi Zadłużonych można w sposób przejrzysty i łatwy uzyskać dostęp do istotnych informacji, co poprawia bezpieczeństwo transakcji gospodarczych i finansowych w Polsce.

Kluczowe informacje zarządcze w biurze rachunkowym

1.Efektywność pracy zespołu

• Monitorowanie liczby wykonanych operacji przez poszczególnych księgowych.
• Analiza ilości przetworzonych dokumentów i czasu poświęconego na realizację zadań.
• Weryfikacja liczby nadgodzin oraz ich przyczyn.

Moduł systemu eSZOK umożliwia śledzenie aktywności pracowników i delegowanie zadań, co pozwala optymalizować obciążenie pracą i poprawiać efektywność zespołu.

2.Rozliczenia i przychody

• Zestawienie kwot faktur za księgowość według opiekuna księgowego
• Zestawienie kwot faktur za księgowość według opiekuna kadrowego
• Zestawienie kwot za zadania dodatkowe według wykonującej osoby
• Podsumowanie liczby dokumentów pobieranych wg firmy dla każdego opiekuna księgowego
• Zestawienie wykonanych usług wg kontrahenta
• Zestawienie wykonanych usług wg parcownika
• Automatyczne generowanie faktur dla klientów oraz zarządzanie umowami.

Funkcjonalność eSZOK pozwala na bieżąco analizować rentowność klientów i usług, dzięki czemu biuro może dostosować swoje ceny oraz warunki współpracy do realnych kosztów obsługi.

3.Zarządzanie obowiązkami i terminami

• Planowanie i monitorowanie realizacji obowiązków księgowych.
• Śledzenie terminów deklaracji podatkowych i innych zobowiązań klientów.
• Kontrola procesów obsługi klienta i jakości świadczonych usług.

Moduł eSZOK umożliwia organizację pracy całego biura poprzez terminarz oraz system przypomnień, zapewniając, że żadne kluczowe zadanie nie zostanie pominięte.

4.Rotacja klientów i analiza ich potrzeb

Dzięki eSZOK można łatwo monitorować lojalność klientów i wprowadzać zmiany, które zapobiegają ich odejściu. System pozwala również agregować dane o klientach i przedstawiać je w czytelnej formie, ułatwiając podejmowanie decyzji biznesowych.

Dlaczego warto korzystać z eSZOK do analizy zarządczej?

Zarządzanie biurem i rozliczenie klienta to kompleksowe narzędzie, które znacząco usprawnia procesy analityczne i zarządcze w biurach rachunkowych. Automatyzacja procesów rozliczeniowych, monitorowanie pracy zespołu to kluczowe elementy, które pomagają biurom rachunkowym osiągać lepsze wyniki. Wykorzystanie tego rozwiązania pozwala na podejmowanie świadomych decyzji opartych na realnych danych, co przekłada się na zwiększenie konkurencyjności i efektywności biura.

Podsumowując, informacje zarządcze stanowią fundament skutecznego zarządzania biurem rachunkowym. Dzięki systemowi eSZOK, analizy stają się bardziej dostępne, przejrzyste i użyteczne, co pozwala biurom rachunkowym skupić się na dalszym rozwoju i doskonaleniu swoich usług.

Obecnie zarówno międzynarodowe, jak i krajowe instytucje rozliczeniowe pracują nad wdrożeniem ISO 20022 we wszystkich systemach płatniczych. Zmiany te obejmą zarówno transakcje międzynarodowe, jak i krajowe.

Nowy format płatności

Obecnie na rynku funkcjonuje wiele różnych formatów płatności. Docelowo wszystkie zostaną zastąpione przez standard ISO 20022.

Nowy format przelewów wyróżnia się następującymi cechami:

• Uniwersalność – obejmuje zarówno instytucje krajowe, jak i międzynarodowe,
• Powszechność – format XML zapewnia elastyczność i łatwość interpretacji danych,
• Spójność struktury – ujednolicone słowniki i modele danych usprawniają wymianę informacji,
• Elastyczność – możliwość dostosowania systemu do lokalnych wymagań,
• Interoperacyjność – ułatwia komunikację pomiędzy różnymi systemami finansowymi na świecie.

Harmonogram wdrożenia

Według aktualnych danych na koniec 2024 roku obowiązują następujące terminy wdrożenia standardu (mogą one ulec zmianie):

• Przelewy w EUR – okres przejściowy trwa, pełne przejście na nowy format planowane na listopad 2025 r.,
• Przelewy międzynarodowe (inne waluty niż EUR) – okres przejściowy trwa, całkowite wdrożenie do listopada 2026 r.,
• Przelewy wysokokwotowe krajowe – okres przejściowy od kwietnia 2025 r., pełne wdrożenie planowane na listopad 2026 r.,
• Przelewy krajowe – zmiany od 2027 r., szczegółowe informacje zostaną podane w późniejszym terminie.

Kluczowe zmiany w przelewach

Nowy format przelewów zgodny z ISO 20022 wymaga podawania bardziej szczegółowych danych. Przykładowo:

• Dane adresowe kontrahenta muszą być wprowadzone w sposób ustrukturyzowany, obejmując oddzielne pola dla kodu pocztowego, miasta, ulicy, numeru budynku oraz kraju. W niektórych przypadkach podanie kraju i miasta będzie obowiązkowe
• Nowa struktura umożliwia dodanie dodatkowych stron transakcji – oprócz podstawowych danych o nadawcy i odbiorcy mogą pojawić się informacje o inicjatorze płatności, pierwotnym zleceniodawcy oraz ostatecznym beneficjencie.
• W przypadku wyciągów bankowych nastąpi stopniowe przejście z obecnych formatów na nową strukturę raportów. Starsze formaty pozostaną dostępne, ale mogą nie zawierać pełnych informacji o transakcjach.

Przygotowanie do zmian

Aby dostosować się do nowych standardów, zarówno banki, jak i przedsiębiorstwa powinny podjąć odpowiednie kroki:

1. Weryfikacja baz kontrahentów – sprawdzenie, czy dane adresowe są kompletne, szczególnie kraj i miasto.
2. Informowanie kontrahentów – zwłaszcza tych spoza Unii Europejskiej, o konieczności podawania pełnych danych adresowych nadawcy i odbiorcy.
3. Kontakt z bankiem – uzyskanie informacji o harmonogramie wdrożenia ISO 20022 oraz możliwościach eksportu i importu przelewów w formacie XML.

Korzyści z wdrożenia

Ujednolicona struktura danych zwiększy efektywność przetwarzania transakcji i ograniczy możliwość błędnej interpretacji. Stopniowe wprowadzanie zmian pozwoli na płynne dostosowanie się zarówno instytucji finansowych, jak i ich klientów do nowego standardu.

Strefa Pracownika wprowadza również funkcje niezbędne z perspektywy prawa, takie jak zgłoszenia sygnalisty, które spełniają wymagania ustawowe o przeciwdziałaniu nadużyciom oraz ochronie osób zgłaszających nieprawidłowości. Ponadto, Strefa jest zgodna z regulacjami AML (przeciwdziałanie praniu pieniędzy), co stanowi istotny element w kontekście biur rachunkowych, które muszą spełniać określone wymogi prawne

W przeciwieństwie do innych systemów dostępnych na rynku, Strefa Pracownika eSZOK wyróżnia się łatwością obsługi i integracją z Comarch ERP Optima. Brak limitowanego, odpłatnego dostępu uzależnionego od ilości pracowników czy ilości firmy, którym biuro rachunkowe chce dać dostęp do Strefy Pracownika, jak ma to miejsce w wielu konkurencyjnych rozwiązaniach, stanowi kolejny atut systemu eSZOK.

Korzyści z implementacji Strefy Pracownika:

1. Samodzielność Pracowników – Umożliwia pracownikom samodzielne zarządzanie swoimi danymi osobowymi, urlopami i wnioskami, co redukuje obciążenie działu HR i zwiększa efektywność.
2. Zwiększenie Przejrzystości – Pracownicy mają pełen wgląd w swoje dane, co zwiększa zaufanie do systemu i poprawia komunikację z pracodawcą.
3. Bezpieczeństwo i Zgodność – System zapewnia pełną zgodność z przepisami prawa pracy oraz regulacjami RODO, dzięki czemu firmy mogą mieć pewność, że dane pracowników są przechowywane w sposób bezpieczny i zgodny z wymogami.
4. Bez Dodatkowych Opłat – W przeciwieństwie do wielu konkurencyjnych rozwiązań, Comarch ERP Optima nie pobiera dodatkowych opłat licencyjnych wynikających z ilości korzystających pracowników ze Strefy Pracownika, co czyni system bardziej opłacalnym.
5. Integracja z Comarch ERP Optima – integracja z systemem ERP pozwala na szybkie i bezbłędne aktualizowanie danych między różnymi obszarami działalności firmy, co zapewnia spójność informacji.

Podsumowując, Strefa Pracownika to potężne narzędzie, które z pewnością usprawni zarządzanie zasobami ludzkimi w firmie, poprawiając zarówno efektywność procesów, jak i satysfakcję pracowników. Daje to przedsiębiorstwom możliwość skoncentrowania się na strategii, bez konieczności zarządzania skomplikowanymi systemami czy dodatkowymi kosztami. Warto skorzystać z dostępnego DEMO na stronie www.eszok.pl, aby osobiście przekonać się o możliwościach tego narzędzia.

Kalendarz podatnika na 2025 rok – najważniejsze daty

Kalendarz podatnika na 2025 rok jest pełen terminów, które przedsiębiorcy muszą mieć na uwadze. Poniżej przedstawiamy kluczowe daty, które dotyczą zarówno podatku dochodowego (PIT, CIT), jak i podatku VAT.

Jak działa OCR w eSZOK?

Podatek PIT i CIT:
Zarówno osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą, jak i osoby prawne muszą regularnie wpłacać zaliczki na podatek dochodowy. W przypadku PIT-u, zaliczki należy wpłacać do 20. dnia każdego miesiąca, natomiast w przypadku CIT-u – również do 20. dnia miesiąca. Płatność VAT-u natomiast odbywa się do 25. dnia każdego miesiąca. Warto dodać, że jeśli termin zapłaty przypada na dzień wolny od pracy, obowiązek zapłaty przesuwa się na najbliższy dzień roboczy.

PIT-28, PIT-36, PIT-37 – zeznania roczne:
W zależności od formy opodatkowania, przedsiębiorcy muszą złożyć odpowiednie deklaracje roczne. Przykładowo, PIT-28, dotyczący ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych, należy złożyć do 30 kwietnia 2025 r., jednak termin zapłaty podatku za grudzień 2024 roku upływa już 20 stycznia 2025 roku. Z kolei dla PIT-36, PIT-37 i innych form, ostateczny termin złożenia deklaracji przypada na 30 kwietnia.

Płatności podatków na mikrorachunek podatkowy:
Ważnym aspektem systemu podatkowego w Polsce jest mikrorachunek podatkowy, który przedsiębiorcy muszą wykorzystywać do dokonywania wpłat. Każdy podatnik ma przypisany indywidualny numer mikrorachunku, który zawiera numer NIP przedsiębiorcy. Jest to stały numer, który nie zmienia się nawet w przypadku zmiany właściwego urzędu skarbowego.

Jak system eSZOK pomaga w organizacji obowiązków podatkowych?
Chociaż wszystkie terminy są z góry określone, to organizacja procesu ich realizacji może stanowić wyzwanie, zwłaszcza w przypadku większych firm, które prowadzą wiele transakcji i posiadają zróżnicowane obowiązki podatkowe. Na szczęście, istnieją rozwiązania, które automatyzują te procesy i wspierają przedsiębiorców w monitorowaniu nadchodzących terminów. Jednym z takich rozwiązań jest system eSZOK, który został zintegrowany z oprogramowaniem Comarch ERP Optima.

Przypomnienia o terminach:
Dzięki systemowi eSZOK, przedsiębiorcy mogą mieć pewność, że nie zapomną o żadnym kluczowym terminie. System automatycznie wysyła powiadomienia o nadchodzących datach płatności podatków, jak również przypomnienia o konieczności złożenia deklaracji podatkowych. To oznacza, że przedsiębiorcy nie muszą na własną rękę śledzić kalendarza podatkowego, ponieważ system zrobi to za nich.

Zautomatyzowane wysyłanie deklaracji i płatności:
Korzystając z integracji Comarch ERP Optima z systemem eSZOK, przedsiębiorcy mają możliwość zautomatyzowanego przesyłania deklaracji podatkowych do urzędów skarbowych oraz realizowania płatności. Dzięki temu, cała procedura rozliczeń podatkowych staje się prostsza i mniej czasochłonna.

Optymalizacja procesu księgowania:
System eSZOK pomaga również w monitorowaniu płatności, dzięki czemu księgowi mają pełną kontrolę nad wpłatami i deklaracjami. Automatyczne raportowanie stanu rozliczeń pozwala na szybkie wychwycenie ewentualnych opóźnień lub niezgodności, co minimalizuje ryzyko pomyłek.

W jaki sposób integracja z Comarch ERP Optima wpływa na firmowe finanse?

System eSZOK w pełni zintegrowany z Comarch ERP Optima pozwala na synchronizację danych z systemem księgowym i finansowym przedsiębiorstwa. Oznacza to, że wszystkie dane o transakcjach i płatnościach są automatycznie przekazywane do systemu eSZOK, co umożliwia bieżące śledzenie zobowiązań podatkowych i ich terminów. Kiedy nadchodzi czas płatności, system przypomina o konieczności uregulowania zobowiązań, a także pozwala na szybkie przesyłanie płatności do urzędów skarbowych.

Dzięki integracji, przedsiębiorcy mogą uniknąć problemów związanych z zapomnianymi płatnościami lub opóźnieniami, co bezpośrednio wpływa na poprawę płynności finansowej firmy. Regularne i terminowe wpłaty podatków są kluczowe dla utrzymania dobrych relacji z urzędami skarbowymi, a także zapobiegają karom za nieterminowe wpłaty.

Podsumowanie

Zarządzanie terminami podatkowymi to jedno z najważniejszych zadań, z którym borykają się przedsiębiorcy. Dobre oprogramowanie, takie jak system eSZOK zintegrowany z Comarch ERP Optima, może znacząco ułatwić ten proces, automatyzując monitorowanie ważnych dat, wysyłanie przypomnień oraz generowanie płatności i deklaracji. Dzięki temu przedsiębiorcy mogą skupić się na rozwoju firmy, mając pewność, że ich obowiązki podatkowe są zawsze na czas.

Zarządzanie podatkami staje się prostsze, gdy korzystamy z nowoczesnych rozwiązań IT, które pomagają nie tylko oszczędzać czas, ale również minimalizować ryzyko błędów i opóźnień, które mogą kosztować firmę.

Czym jest OCR i jak działa w eSZOK?

OCR, czyli rozpoznawanie znaków optycznych, to technologia, która pozwala na automatyczne odczytywanie tekstu z dokumentów. W eSZOK OCR umożliwia:

• automatyczne rozpoznawanie danych na fakturach,
• wprowadzanie informacji do rejestrów VAT,
• przenoszenie odczytanych danych do Comarch ERP Optima,
• redukcję błędów wynikających z ręcznego przepisywania danych,
• skrócenie czasu przetwarzania dokumentów.

Jak działa OCR w eSZOK?

Podwyższenie limitu ma na celu:

1. Skanowanie dokumentu – użytkownik dostarcza zeskanowaną fakturę w formacie PDF, JPG lub PNG.
2. Rozpoznawanie tekstu – system analizuje dokument i przekształca zawarte na nim znaki w tekst edytowalny.
3. Przetwarzanie danych – OCR identyfikuje kluczowe informacje, takie jak NIP, data wystawienia i sprzedaży, termin płatności, stawka VAT, kwota netto i brutto.
4. Weryfikacja i poprawki – system stosuje algorytmy sztucznej inteligencji do dopasowania danych do odpowiednich pól w systemie księgowym.
5. Eksport do Comarch ERP – poprawnie odczytane dane są przesyłane do systemu ERP Optima, eliminując konieczność ręcznego przepisywania faktur.

Główne korzyści stosowania OCR w eSZOK

1.Oszczędność czasu i eliminacja błędów
Tradycyjne ręczne wprowadzanie faktur do systemu jest czasochłonne i podatne na błędy ludzkie. OCR automatyzuje ten proces, zmniejszając ryzyko pomyłek i znacznie przyspieszając wprowadzanie dokumentów.

2.Integracja z Comarch ERP
Dzięki integracji z systemem ERP Optima dane mogą być automatycznie przesyłane do odpowiednich rejestrów, co przyspiesza proces księgowania. Oznacza to mniej pracy dla księgowych i większą efektywność w zarządzaniu dokumentacją.

3.Możliwość uczenia OCR – trzy metody

System eSZOK oferuje trzy poziomy strojenia OCR, pozwalające na dostosowanie rozpoznawania dokumentów do indywidualnych potrzeb firmy:

• AI 1.0 – kodowanie maszynowe: Określanie algorytmów rozpoznawania.,
• AI 2.0 – uczenie z nauczycielem: Użytkownik wskazuje systemowi miejsce na fakturze, z którego ma pobierać informacje.
• AI 3.0 – uczenie ze wzmocnieniem: System samodzielnie poprawia wyniki na podstawie wcześniejszych błędów i poprawek.

4.Obsługa różnorodnych dokumentów

OCR w eSZOK obsługuje szeroki wachlarz dokumentów księgowych, takich jak:

• faktury VAT,
• faktury uproszczone z NIP
• dokumenty do ED np. paragony,rachunki za media itp.

Jak skutecznie stosować OCR w eSZOK?

Aby uzyskać najwyższą skuteczność rozpoznawania dokumentów, warto stosować następujące kroki:

1. Zapewnij czytelny skan – dokument powinien być wyraźny i dobrze oświetlony.
2. Sprawdź poprawność rozpoznanych danych – w razie potrzeby wprowadź korekty.
3. Stosuj odpowiednie metody uczenia OCR – dopasuj najlepszy poziom AI do potrzeb firmy.
4. Optymalizuj procesy księgowe – integracja OCR z Comarch Optima pozwala na jeszcze lepsze zarządzanie danymi.
5. Wykorzystaj możliwości personalizacji – system pozwala na dostosowanie algorytmów rozpoznawania do specyfiki dokumentów w Twojej firmie.

Jakie są przyszłościowe zastosowania OCR?

OCR to technologia, która stale się rozwija. W przyszłości możemy spodziewać się jeszcze większej skuteczności w rozpoznawaniu dokumentów odręcznych. Obecnie systemy AI potrafią odczytywać tekst pisany ręcznie, ale często mają problem z niestandardowym pismem czy dokumentami o niskiej jakości skanu. Dzięki dalszemu postępowi w dziedzinie deep learningu możliwe będzie jeszcze lepsze rozpoznawanie i interpretacja odręcznych zapisów, co pozwoli na automatyczne księgowanie nawet tych dokumentów, które wcześniej wymagały manualnej transkrypcji.

Rozwój technologii OCR idzie również w kierunku integracji z systemami AI do analizy trendów w księgowości. Nie chodzi już tylko o przekształcanie obrazu w tekst, ale również o inteligentne przetwarzanie informacji i ich analizę. W przyszłości OCR będzie w stanie nie tylko odczytywać dokumenty, ale także sugerować poprawki, wykrywać podejrzane transakcje i analizować zmieniające się wzorce finansowe firmy. Takie rozwiązania pozwolą na jeszcze lepsze zarządzanie finansami i optymalizację procesów księgowych.

Kolejnym ważnym aspektem jest rozwój funkcji automatycznej weryfikacji poprawności danych. W przyszłości OCR będzie mógł samodzielnie porównywać informacje z bazami danych kontrahentów, sprawdzać poprawność numerów NIP, weryfikować kwoty na fakturach i wykrywać ewentualne błędy w terminach płatności. Tego typu funkcjonalność pozwoli na dalszą automatyzację księgowości i wyeliminowanie wielu czasochłonnych zadań, które obecnie wymagają ręcznej kontroli.

Warto także wspomnieć o potencjalnym połączeniu OCR z technologią blockchain. Dzięki temu dokumenty księgowe mogłyby być zapisywane w sposób bezpieczny i niemożliwy do zmiany, co znacząco zwiększyłoby transparentność transakcji. Blockchain w połączeniu z OCR mógłby umożliwić automatyczne tworzenie audytowalnych zapisów finansowych, co ułatwiłoby pracę biur rachunkowych i organów kontrolnych.

Ostatnim, ale równie istotnym kierunkiem rozwoju jest integracja OCR z chatbotami i asystentami głosowymi. Możliwość dyktowania treści dokumentów, które następnie byłyby automatycznie konwertowane do formy cyfrowej i księgowane w systemie, mogłaby zrewolucjonizować sposób pracy w księgowości. OCR w połączeniu z systemami rozpoznawania mowy otworzyłby nowe możliwości dla firm, które chcą jeszcze bardziej zautomatyzować swoje procesy księgowe.

OCR w eSZOK pozwala na automatyzację wprowadzania dokumentów i optymalizację pracy działu księgowego. Dzięki trzem poziomom strojenia system może być precyzyjnie dostosowany do specyfiki każdej firmy, co znacznie przyspiesza i usprawnia procesy księgowe. Wdrożenie tej technologii pozwala na eliminację błędów, oszczędność czasu oraz zwiększenie efektywności pracy w działach finansowych i księgowych.

Nowoczesna komunikacja online w biurze rachunkowym
Każde biuro rachunkowe potrzebuje wydajnego sposobu na utrzymywanie stałego kontaktu ze swoimi klientami. Pulpit Klienta w eSZOK to aplikacja webowa, która eliminuje konieczność korzystania z wielu różnych narzędzi do komunikacji. Wszystko odbywa się w jednym miejscu, a klient i biuro rachunkowe mogą w czasie rzeczywistym wymieniać informacje. Znika problem zaginionych wiadomości czy braku odpowiedzi na ważne pytania. Każda interakcja zostaje zachowana, co pozwala na lepsze zarządzanie sprawami księgowymi, podatkowymi i kadrowymi. Możesz zobaczyć jak działa TUTAJ.

Pełna kontrola nad dokumentami dzięki wbudowanemu czatowi
Wymiana dokumentów bywa jednym z najbardziej problematycznych aspektów współpracy między biurem rachunkowym a klientem. Tradycyjne metody przesyłania plików e-mailem powodują zamieszanie i utrudniają szybkie reagowanie na pytania dotyczące przesłanych dokumentów. Pulpit Klienta w eSZOK rozwiązuje ten problem poprzez dedykowany czat do każdego dokumentu. To oznacza, że można zadawać pytania, komentować oraz wyjaśniać wątpliwości bezpośrednio przy danym pliku. Nie trzeba już szukać historii rozmów w e-mailach ani dzwonić do biura rachunkowego w celu uzyskania dodatkowych informacji.

Skuteczna organizacja zadań i wyjaśnień
Pulpit Klienta umożliwia tworzenie zadań, do których można przypisać konkretnych użytkowników oraz prowadzić rozmowy dotyczące danego tematu. To oznacza, że każde zagadnienie ma swoje miejsce w systemie, a wszyscy zaangażowani w dany temat mogą szybko się do niego odnieść. Dzięki temu organizacja pracy biura rachunkowego staje się bardziej efektywna, a klienci nie muszą martwić się, że ich pytania pozostaną bez odpowiedzi.

Wygodna komunikacja z dowolną osobą w biurze
Współczesne biura rachunkowe obsługują różne działy – księgowość, podatki, kadry i płace. Każdy klient ma inne potrzeby, dlatego możliwość komunikowania się z konkretnymi osobami w biurze to ogromna zaleta. Pulpit Klienta w eSZOK pozwala na kontakt z dowolnym pracownikiem biura, co eliminuje konieczność przechodzenia przez sekretariat czy przekierowań telefonicznych. Każda osoba może od razu skontaktować się z odpowiednim specjalistą, co znacznie przyspiesza rozwiązywanie spraw.

Możliwość tworzenia grup tematycznych
Współpraca w większych zespołach wymaga dobrej organizacji i struktury. Pulpit Klienta umożliwia tworzenie grup dyskusyjnych, dzięki czemu można łatwo zarządzać tematami związanymi z różnymi aspektami działalności firmy. Przykładowo, jedna grupa może dotyczyć spraw kadrowych, inna podatków, a kolejna rozliczeń rocznych. Klienci mogą brać udział w tych dyskusjach, które ich dotyczą, co sprawia, że komunikacja jest bardziej przejrzysta i efektywna.

Powiadomienia, które dbają o terminowość
Dzięki systemowi powiadomień użytkownicy nie muszą martwić się o przeoczenie istotnych wiadomości. Powiadomienia mogą być wysyłane e-mailem, SMS-em lub jako komunikaty systemowe w aplikacji. To oznacza, że zarówno biuro rachunkowe, jak i klienci zawsze są na bieżąco z najważniejszymi sprawami. System automatycznie przypomina o terminach, nowych dokumentach do przejrzenia czy zadaniach do wykonania, co zwiększa efektywność współpracy.

Archiwizacja i historia korespondencji dla lepszej przejrzystości
Wszystkie wiadomości, dokumenty i zadania pozostają zapisane w systemie, dzięki czemu każda strona może w dowolnym momencie wrócić do wcześniejszych ustaleń. To oznacza koniec zgubionych e-maili i konieczności ponownego wyjaśniania tych samych kwestii. Historia korespondencji pomaga szybko znaleźć odpowiedzi na nurtujące pytania i znacząco usprawnia procesy biznesowe.

Jak skorzystać z Pulpitu Klienta?
Każde biuro rachunkowe może przetestować system, korzystając z wersji demo dostępnej pod adresem: DEMO Pulpitu Klienta. Po zalogowaniu się do systemu można przetestować wszystkie funkcjonalności i zobaczyć, jak bardzo narzędzie może usprawnić codzienną pracę.

Pulpit Klienta w eSZOK to wszechstronne narzędzie, które całkowicie zmienia sposób, w jaki biura rachunkowe komunikują się ze swoimi klientami. Dzięki temu rozwiązaniu możliwe jest szybkie i efektywne przekazywanie informacji, eliminacja chaosu informacyjnego i optymalizacja pracy. Jeśli chcesz usprawnić komunikację w swoim biurze rachunkowym i zapewnić klientom nowoczesne narzędzie do współpracy, wypróbuj Pulpit Klienta już dziś!

Aż 66% badanych wskazało, że śledzenie zmian w przepisach prawnych zajmuje im najwięcej czasu, a 58% respondentów z biur rachunkowych uznało, że najbardziej uciążliwe jest ręczne wprowadzanie dokumentów do systemu.

Odpowiedzią na te problemy jest automatyzacja procesów księgowych. Czy Twoje biuro jest gotowe na tę transformację?

Dlaczego automatyzacja jest niezbędna?

1. Oszczędność czasu i eliminacja błędów
Automatyzacja pozwala na szybkie i precyzyjne wprowadzanie danych z faktur oraz innych dokumentów księgowych. Według raportu Wolters Kluwer, 49% biur rachunkowych wdrożyło narzędzia OCR do automatycznego odczytu dokumentów, co pozwala na ograniczenie liczby błędów wynikających z ręcznego przepisywania danych. W firmach księgowych, które przetwarzają miesięcznie od 2000 do 4999 dokumentów, każda godzina oszczędzona na manualnym wprowadzaniu danych to realna korzyść dla przedsiębiorstwa.

2. Lepsza komunikacja z klientem
Aż 61% biur rachunkowych wdrożyło narzędzia do komunikacji online z klientem. Ułatwia to szybkie przekazywanie dokumentów oraz informowanie o zmianach w przepisach. Systemy takie jak eSZOK umożliwiają dwukierunkową wymianę danych, eliminując konieczność wysyłania e-maili czy osobistych wizyt w biurze.

3. Redukcja kosztów operacyjnych
78% badanych wskazało oszczędność czasu jako główną korzyść z automatyzacji. Mniejsza liczba prac ręcznych oznacza redukcję kosztów personalnych oraz zwiększenie efektywności pracy zespołu. Ponadto 59% respondentów wskazało na możliwość pracy z dowolnego miejsca, co dodatkowo podnosi elastyczność operacyjną firm rachunkowych.

4. Bezpieczeństwo i zgodność z przepisami
Systemy automatyzacji, takie jak eSZOK, pomagają w prowadzeniu dokumentacji zgodnej z wymogami prawnymi, w tym Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), który w 2024 roku stanie się obowiązkowy. Obecnie tylko 2% firm korzysta z KSeF, a 70% nie rozpoczęło jeszcze przygotowań do wdrożenia tego systemu. Wdrożenie eSZOK może znacząco przyspieszyć ten proces i ułatwić dostosowanie się do nowych regulacji.

Jak eSZOK zmienia pracę biur rachunkowych?

Automatyzacja wystawiania faktur i rozliczeń
System eSZOK pozwala na automatyczne generowanie faktur, co znacznie usprawnia procesy księgowe. Faktury mogą być wysyłane bezpośrednio do klienta, a płatności monitorowane w czasie rzeczywistym. Według raportu, 53% firm korzystających z automatyzacji wskazało wystawianie faktur jako jedną z najbardziej przydatnych funkcji.

Automatyczne powiadomienia
Dzięki eSZOK można ustawić automatyczne powiadomienia dla klientów o terminach płatności, brakujących dokumentach czy ważnych zmianach w przepisach. Aż 50% badanych uznało, że automatyczna wysyłka wiadomości SMS i e-mail do klientów znacząco poprawia jakość obsługi.

Przenoszenie danych bez błędów
Ręczne przepisywanie danych między systemami to jeden z głównych powodów błędów w księgowości. eSZOK automatycznie synchronizuje dane z Comarch ERP Optima, co znacznie redukuje ryzyko pomyłek. Badania pokazują, że 37% biur rachunkowych wdrożyło systemy automatyzujące zarządzanie biurem, co pozwala na efektywniejsze zarządzanie zadaniami i eliminację manualnej pracy.

Webinar o automatyzacji
Aby lepiej zrozumieć korzyści płynące z automatyzacji, warto obejrzeć webinar „Automatyzacja dla Biur Rachunkowych” dostępny na YouTube: Automatyzacja dla Biur Rachunkowych.

Czy Twoje biuro rachunkowe jest gotowe na zmiany?

Automatyzacja to nie przyszłość – to konieczność. Wdrożenie systemów takich jak eSZOK pozwala na efektywniejsze zarządzanie biurem rachunkowym, oszczędza czas i redukuje błędy. Jeżeli chcesz pozostać konkurencyjny, najwyższy czas na zmianę!

Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej o możliwościach automatyzacji i skutecznych wdrożeniach, skontaktuj się z nami. Nie czekaj – przyszłość księgowości zaczyna się dziś!

Wprowadzenie procedury SME

Procedura SME umożliwia małym przedsiębiorstwom korzystanie ze zwolnienia z VAT w innych państwach członkowskich UE. Dzięki temu firmy będą mogły prowadzić działalność transgraniczną na uproszczonych zasadach podatkowych. To istotna zmiana, która ma na celu zmniejszenie biurokracji i ułatwienie ekspansji małych przedsiębiorstw na rynki zagraniczne.

Warunki korzystania z procedury SME
Aby móc skorzystać ze zwolnienia z VAT w ramach procedury SME, przedsiębiorstwo musi spełnić określone wymogi:

• Działalność w kraju, który wdrożył procedurę SME – tylko przedsiębiorstwa zarejestrowane w krajach, które zaimplementowały tę procedurę, mogą z niej korzystać.
• Brak przekroczenia limitu obrotu – przedsiębiorstwo nie może przekroczyć rocznego obrotu 100 000 euro na terenie całej UE (bez VAT) w bieżącym i poprzednim roku.
• Posiadanie numeru identyfikacyjnego EX – przedsiębiorstwo musi posiadać numer identyfikacyjny EX, składający się z kodu kraju (dla Polski: PL), numeru NIP, znaku „-” oraz sufiksu „EX” (np. PL0123456789-EX).
• Zgłoszenie do organów podatkowych – firma musi poinformować odpowiednie organy w kraju, w którym planuje korzystać ze zwolnienia.
• Spełnienie wymogów zwolnienia w danym kraju UE – przedsiębiorstwo musi przestrzegać lokalnych przepisów dotyczących zwolnienia z VAT.

Faktury uproszczone

Przedsiębiorstwa korzystające z procedury SME będą miały możliwość wystawiania faktur uproszczonych, co znacząco zmniejszy ilość wymaganych formalności. Faktury te będą zawierać ograniczoną liczbę danych, w tym:

• Datę wystawienia.
• Numer faktury.
• Dane identyfikacyjne sprzedawcy i nabywcy (imię, nazwisko lub nazwę oraz adresy).
• Nazwę towaru lub usługi.
• Miara i liczba dostarczonych towarów lub zakres świadczonych usług.
• Cenę jednostkową produktu lub usługi.
• Łączną kwotę należności.
• Indywidualny numer identyfikacyjny EX.

Nowe przepisy niosą za sobą wiele korzyści dla małych firm

Poznajmy je!

• Uproszczenie formalności - mniejsza liczba wymagań formalnych związanych z prowadzeniem działalności transgranicznej.
• Zmniejszenie biurokracji - mniej skomplikowane procedury podatkowe.
• Łatwiejsze wystawianie faktur - faktury uproszczone pozwalają na szybsze realizowanie transakcji.
• Zwiększenie konkurencyjności - łatwiejsze prowadzenie działalności na rynkach zagranicznych wspiera rozwój małych przedsiębiorstw.

Dostosowanie do dyrektyw unijnych

Wprowadzenie procedury SME oraz zmiany w zasadach wystawiania faktur VAT są wynikiem dostosowania polskich przepisów do wymogów unijnych dyrektyw. Zmiany te mają na celu wspieranie małych przedsiębiorstw, umożliwiając im rozwój i działanie na rynkach międzynarodowych w bardziej przejrzysty i efektywny sposób.

Co to są e-Doręczenia?

W skrócie – e-Doręczenia to specjalne wirtualne skrzynki pocztowe, które służą do odbierania elektronicznej korespondencji od urzędów. Ważne jest, że nie są to standardowe skrzynki e-mail, ale dedykowane platformy, które zapewniają pełną zgodność z wymaganiami prawnymi. Adres e-Doręczenia będzie obowiązkowy dla większości przedsiębiorców, którzy teraz będą musieli zadbać o założenie takiej skrzynki.

Kto będzie musiał założyć adres do e-Doręczeń?

1.Zawody zaufania publicznego
Od 1 stycznia 2025 r. obowiązek posiadania skrzynki e-Doręczeń dotyczy adwokatów, radców prawnych, doradców podatkowych, doradców restrukturyzacyjnych, rzeczników patentowych oraz notariuszy. Dla tych zawodów zmiany są niezbędne, by komunikować się z urzędami w sposób elektroniczny.

2.Nowe podmioty
Od stycznia 2025 r. każda firma, która zakłada działalność gospodarczą, musi posiadać skrzynkę e-Doręczeń. Dotyczy to zarówno osób fizycznych rejestrujących działalność w CEIDG, jak i spółek zakładanych w KRS. Nowo rejestrowane firmy będą musiały podać adres e-Doręczenia już przy składaniu wniosku o wpis.

3.Istniejące firmy
Przedsiębiorcy, którzy już prowadzą działalność gospodarczą, mają nieco więcej czasu na dostosowanie się do nowych przepisów:

• Spółki wpisane do KRS przed 1 stycznia 2025 r. będą musiały posiadać adres e-Doręczenia najpóźniej do 1 kwietnia 2025 r.
• Firmy zarejestrowane w CEIDG będą miały czas na dostosowanie się do nowych wymagań do 1 października 2026 r., o ile nie będą zmieniały danych w CEIDG. W przypadku zmiany danych po 30 czerwca 2025 r., skrzynka e-Doręczenia stanie się obowiązkowa już od 1 lipca 2025 r.

Co zmieniają przepisy dotyczące e-Doręczeń

Wprowadzenie obowiązkowych e-Doręczeń to krok ku cyfryzacji i uproszczeniu komunikacji między przedsiębiorcami a urzędami. Zamiast tradycyjnych listów, korespondencja będzie wysyłana i odbierana w formie elektronicznej, co z pewnością przyspieszy cały proces. Dodatkowo, przedsiębiorcy będą mogli zaoszczędzić czas i uniknąć kolejek na poczcie.Warto jednak podkreślić, że system e-Doręczeń nie zastąpi dotychczasowych portali, takich jak PUE ZUS czy e-Urząd Skarbowy. Będą one nadal funkcjonować obok nowego rozwiązania, choć w przyszłości możliwe jest ich połączenie z e-Doręczeniami.

Dlaczego warto przygotować się na e-Doręczenia?

Nowe przepisy to nie tylko obowiązek, ale także szansa na usprawnienie komunikacji z urzędami. Zamiast czekać na pocztę, przedsiębiorcy będą mogli natychmiastowo otrzymywać dokumenty i zawiadomienia. Ponadto, posiadanie adresu e-Doręczenia z pewnością wpłynie na poprawę organizacji w firmie i przyspieszy załatwianie formalności.

Nowy obowiązek e-Doręczeń to zmiana, która dotknie praktycznie każdego przedsiębiorcę w Polsce. Choć niektóre osoby będą musiały dostosować się do nowych wymagań dopiero za kilka lat, warto już teraz pomyśleć o założeniu odpowiedniej skrzynki i przygotować się do nadchodzących zmian. Dzięki temu będzie można uniknąć zbędnych opóźnień i sprawnie prowadzić działalność gospodarczą w dobie cyfryzacji.

Od 1 stycznia 2025 roku w życie weszły nowe przepisy regulujące obowiązek prowadzenia ewidencji obrotu i kwot podatku należnego przy użyciu kas rejestrujących. Zgodnie z art. 111 ust. 1 ustawy o VAT, podatnicy dokonujący sprzedaży na rzecz osób prywatnych oraz rolników ryczałtowych są zobowiązani do rejestrowania obrotu za pomocą kas rejestrujących.

Zwolnienia z ewidencji

Pomimo ogólnego obowiązku, przepisy przewidują możliwość skorzystania ze zwolnień. Szczegółowe warunki oraz zakres tych zwolnień określa rozporządzenie w sprawie zwolnień z obowiązku korzystania z kas rejestrujących.

Nowe rozporządzenie, które obowiązuje od 1 stycznia 2025 roku, wprowadza aktualizacje dotyczące warunków i zakresu zwolnień z obowiązku ewidencjonowania. Warto zapoznać się z jego treścią, aby upewnić się, czy podatnik może skorzystać z przewidzianych ulg.Wprowadzone zmiany mają na celu uproszczenie procedur oraz dostosowanie obowiązków podatników do aktualnych przepisów

Co nowego w eSZOK by CTI?

Nowe funkcjonalności dla użytkowników Pulpitu Klienta

• Zmieniono lokalizację kodu QR dla aplikacji mobilnej, co ułatwia jego pobranie.
• Dodano wideo-pomoc w panelach klienta i administratora, wspierając użytkowników na każdym etapie pracy.
• Wprowadzono blokady na wysyłanie powiadomień do archiwalnych użytkowników, dzięki czemu unikasz zbędnych wiadomości.

Ulepszenia w module Kancelaria

• Nowa opcja konfiguracji nadruków w dokumentach tj.: możliwość ustawienia przezroczystości tabel z dekretami.
• Łatwiejsze wyszukiwanie dokumentów dzięki dodaniu liczby porządkowej w podglądzie.
• Spolszczenie nazw filtrów oraz usprawnione działanie pasków przewijania.

Optymalizacja modułu OCR

Nowe opcje w zarządzaniu biurem

• Możliwość pobierania szablonów umów i załączników w formacie Word (RTF).
• Nowe opcje powtarzalności obowiązków, w tym „ostatni dzień miesiąca -robo czy”; „ostatni dzień miesiąca”.

Dlaczego warto zaktualizować oprogramowanie?

Nowa wersja eSZOK to więcej funkcji, lepsza wydajność i pełna zgodność z Comarch ERP Optima 2025.2. Dzięki niej:

• zaoszczędzisz czas na codziennych operacjach,
• usprawnisz procesy zarządzania dokumentami,
• zyskasz pewność, że pracujesz na najnowszym i najbardziej zoptymalizowanym rozwiązaniu.

Otrzymałeś Newsletter to zapoznaj się ze wszystkimi wprowadzonymi zmianami oraz zaktualizuj eSZOK już dziś i wykorzystaj nowe możliwości w swojej firmie!

Okres zwolnienia lekarskiego (L4):
Zwolnienie lekarskie liczy się w dniach kalendarzowych, co oznacza, że obejmuje ono wszystkie dni, również wolne od pracy (np. weekendy i święta). Okres zwolnienia rozpoczyna się od dnia wskazanego w zaświadczeniu lekarskim i trwa do ostatniego dnia włącznie.

Zasady naliczania wynagrodzenia za czas L4:
W przypadku niezdolności do pracy spowodowanej chorobą pracownik ma prawo do wynagrodzenia chorobowego lub zasiłku chorobowego. Wysokość świadczenia zależy od przyczyny niezdolności do pracy oraz jej długości:

• 80% wynagrodzenia przy chorobie,
• 100% wynagrodzenia w przypadku wypadków w pracy lub ciąży.

Pracodawca a obowiązki związane z L4:
Pracodawca zobowiązany jest do uwzględnienia czasu nieobecności w ewidencji czasu pracy oraz w rozliczeniach wynagrodzenia. Zatem niezbędne jest prowadzenie dokładnej dokumentacji nieobecności, co ułatwia kontrolę oraz przestrzeganie przepisów prawa.

Wsparcie w zarządzaniu danymi kadrowymi oferuje eSZOK dla biur rachunkowych
Zarządzanie zwolnieniami lekarskimi oraz innymi nieobecnościami pracowników bywa czasochłonne i podatne na błędy. Właśnie dlatego eSZOK Pulpit Klienta dostarcza innowacyjne narzędzia usprawniające te procesy oraz pomagające w precyzyjnym monitorowaniu danych kadrowych.

System eSZOK Pulpit Klienta w obszarze kadr i płac pozwala użytkownikowi na:

Rejestrację i analizę nieobecności
Łatwe zgłaszanie oraz ewidencjonowanie zwolnień lekarskich, urlopów i innych nieobecności. Zaawansowane analizy, które wskazują wpływ nieobecności na wyniki firmy, wspierając podejmowanie decyzji kadrowych.

Bieżącą kontrolę czasu pracy
Automatyczna aktualizacja ewidencji czasu pracy na podstawie danych o nieobecnościach. Generowanie zestawień obecności i nieobecności w dowolnym przedziale czasowym.

Dla lepszej optymalizacji wkrótce udostępniony zostanie nowy moduł Pulpitu Pracownika

Nowy moduł uprości procesy kadrowe i wprowadzi dodatkowe usprawnienia:

• Pracownicy będą mogli zgłaszać nieobecności, takie jak L4, bezpośrednio w systemie, co przyspieszy obieg informacji.
• Możliwość wglądu w szczegóły umów, limity urlopowe oraz dostęp do e-Teczki poprawi komfort pracy zespołu.
• Automatyzacja składania wniosków urlopowych i pobierania kwitków wypłat pozwoli zaoszczędzić czas zarówno pracownikom, jak i działowi HR.

Dlaczego warto wdrożyć Pulpit Klienta i Pulpit Pracownika?

Oszczędzasz czas i eliminujesz błędy w zarządzaniu nieobecnościami pracownika.

Generujesz dokładne raporty i analizy wspierające decyzje kadrowe i finansowe.

Usprawniasz komunikacji z pracownikami oraz zwiększenie efektywności codziennych działań.

Już teraz zarezerwuj prezentację eSZOK BR już dziś i przekonaj się, jak nasze narzędzia mogą usprawnić zarządzanie kadrami w Twojej firmie.

Skontaktuj się z nami

Zyskaj czas, precyzję i kontrolę nad danymi pracowniczymi.

Co zatem trzeba wziąć pod uwagę, by skutecznie mierzyć i poprawiać rentowność? Warto skupić się na kilku podstawowych aspektach.

Najważniejsze aspekty poprawy rentowności

Regularne monitorowanie takich miar jak marża zysku netto, rentowność operacyjna czy zwrot z inwestycji (ROI) pozwala na ocenę kondycji finansowej firmy. Dane te są podstawą do podejmowania strategicznych decyzji i identyfikacji potencjalnych problemów.

Identyfikacja i redukcja zbędnych wydatków, co w praktyce oznacza kontrole kosztów, przyczynia się do zwiększenia zyskowności. Zarządzanie kosztami to proces, który wymaga ciągłej optymalizacji i skrupulatności.

Usprawnienie operacji wewnętrznych może prowadzić do lepszego wykorzystania zasobów i obniżenia kosztów. Automatyzacja oraz modernizacja procesów biznesowych mają ogromne znaczenie dla poprawy efektywności operacyjnej.

Rozszerzenie oferty produktowej lub wejście na nowe rynki może zwiększyć przychody i stabilność finansową. Przemyślana strategia rozwoju firmy stanowi podstawę długoterminowego sukcesu.

Zarządzanie rentownością z Pulpitem Klienta eSZOK BR

Aby efektywnie zarządzać rentownością, niezbędny jest dostęp do aktualnych i precyzyjnych danych finansowych. Tutaj z pomocą przychodzi Pulpit Klienta w oprogramowaniu eSZOK BR. To zaawansowane, webowe narzędzie, które umożliwia klientom biur rachunkowych wygodne zarządzanie dokumentami oraz bezpośrednią komunikację z biurem.

Dzięki integracji z systemem Comarch ERP Optima, Pulpit Klienta oferuje szeroki wachlarz funkcji, w tym:

Zarządzanie płatnościami

• Podgląd należności i zobowiązań, co umożliwia bieżące kontrolowanie kluczowych danych.
• Automatyczne aktualizacje stanu finansów.
• Dostęp do sekcji Raportów Kasowo/Bankowych umożliwia monitorowanie stanu rozliczeń.
• Generowanie plików z płatnościami do banków usprawnia zarządzanie finansami.

Zaawansowane analizy i raporty